Transcript

Einführung und Begrüßung des Gastes

Torsten:
[0:36] Ja hallo und herzlich willkommen zur 152. Ausgabe des E-Government-Podcast.
Ich bin Thorsten Frenzel und heute geht es ins Amt und zwar in das Auswärtige und dafür habe ich mir jemanden eingeladen, der sich da richtig gut auskennt.
Sven, hallo Sven, ich grüße dich.

Sven:
[0:52] Hallo Thorsten, ich freue mich sehr, dass ich heute hier sein darf.

Torsten:
[0:54] Magst du dich gleich mal ganz kurz vorstellen für die, die dich noch nicht kennen?

Sven:
[0:57] Aber gerne. Ja, Sven Egedy mein Name. Ich bin Beauftragter für Digitalisierung, Digital- und Datenpolitik im Auswärtigen Amt.
Für diejenigen aus der Behördenlandschaft, Beauftragter im Auswärtigen Amt ist sowas wie Unterabteilungsleitung, um es einzuordnen.

Torsten:
[1:16] Und du bist auch der sogenannte CDO, oder?

Sven:
[1:19] Und ich bin auch der sogenannte CDO, genau, und damit der Chief Digital Officer, was im internationalen Rahmen natürlich dann einfach auch in der Community die Einordnung nochmal leichter macht. Was macht der Kerl da eigentlich?

Torsten:
[1:34] Und weil du dich da so auskennst, haben wir dich heute hier und ihr im Auswärtigen Amt habt ja echte Herausforderungen, die sonst keiner hat oder die sonst nur sehr, sehr wenige haben. Ihr müsst weltweit agieren.

Sven:
[1:47] Das stimmt. Das macht die Sache tatsächlich wesentlich spannend.
War auch für mich einer der Motivatoren, damals zum Auswärtigen Amt zu gehen, weil es einfach nochmal eine wahnsinnige Vergrößerung der Komplexität ist.

Herausforderungen bei der Kommunikation und Technologie

[2:05] Ja, man hat dann einfach nochmal, ich sag mal so ganz andere auch zum einen organisatorisch, aber auch technologische Probleme zu lösen.
Ich hab ja lange auch bei der Bundeswehr gearbeitet, sodass man dann eben auch schon mal so einen Punkt hatte, ja was bedeutet das eigentlich, wenn jemand ganz weit weg ist und man kann eben kein Kabel hinziehen, sondern das muss irgendwie mit Funk gehen.
Und dann ist die Sache mit Funk und der Bandbreite irgendwie dann auch nicht mehr so, um einfach so ein, zwei Kleinigkeiten zu nennen. Und das Auswärtige Amt, finde ich, ist dadurch, dass es sich tatsächlich weltweit erstreckt, über 20 Zeitzonen.
Und dann eben auch einfach so beispielhaft, ja, so steckend überbrücken muss von Berlin nach Willington, das sind halt 18.000 Kilometer.
Das ist auf der einen Seite sowohl für die Signallaufzeit vom Signal, also für die Technikerinnen und Techniker unter uns, ja, Physik ist eben Physik, ja.
Licht breitet sich nicht schneller aus, nur weil wir das Licht losschicken, sondern das muss trotzdem durchs Glasfaser, ja.

[3:10] Und auf der anderen Seite aber auch tatsächlich so Real-Life-Problems.
Während Covid, als dann quasi Logistikketten auch nicht mehr so funktioniert haben, wie wir uns das vorgestellt haben, eben auch es manchmal dann schwierig ist, Gerät vor Ort zu bringen.
Es gibt nun mal Gerätschaften, die wir selbst zu unseren Auslandsvertretungen bringen möchten aus Sicherheitsgründen.
Und ja, wenn Wenn eben kein Flieger fliegt, dann fliegt kein Flieger, dann hat man eben vielleicht noch andere Möglichkeiten, aber das muss man eben in die Planung mit reinbringen und dieses mit in die Planung mit reinbringen, das macht halt echt Spaß.

IT Support rund um die Uhr

Torsten:
[3:46] Und mal noch eine Nebenfrage, zu dir gehört ja quasi dann auch IT und IT Support und solche Geschichten, habt ihr dann 24-7 oder?

Sven:
[3:55] Wir haben 24-7, ja, und halt echte 24-7, weil ja immer jemand wach ist und gerade arbeitet und dementsprechend auch, in Anführungszeichen, die Kundinnen und Kunden natürlich gerade in ihrer Zeitzone natürlich gerade mitten im Geschäftsleben drin sind.
Und es ist nicht nur 24-7, sondern es gibt ja auch andere Wochenenden weltweit.
Also nicht alle haben Samstag und Sonntag frei. Es gibt auch Zeitzonen oder eben Länder, in denen man zum Beispiel das islamische Wochenende ist ein anderes Wochenende als unseres, so dass eben immer auch jemand da sein muss.
Man auch damit rechnen muss, dass auch tatsächlich was passiert.
Das ist halt nicht so entspannt, in Anführungszeichen, wie wenn man jetzt in Deutschland quasi im Nachtmodus arbeitet, weil eben auch alle anderen im Nachtmodus arbeiten, sondern da ist halt echt Action. Und dafür haben wir.

Service Hubs und regionale Supportstruktur

[4:57] Zwei Service Hubs, ein in New York, ein in Singapur, die dann eben auch dort zur Verfügung stehen, plus so roundabout 55 Kolleginnen und Kollegen, die wir auch nochmal weltweit verteilt haben, als regionale Supportstruktur, sogenannte Regionalingenieurinnen, die dann auch tatsächlich vor Ort helfen können.
Grundtechnisch gesagt, zu unserer Regionalingenieurin, als ich das meinen Kindern erklären musste, habe ich immer gesagt, das ist ein bisschen wie MacGyver.

[5:27] Die kommen halt irgendwo hin und müssen dann auch tatsächlich, egal was da ist, irgendwie die Sache wieder lösen.
Und je nachdem, manchmal ist das in Anführungszeichen ein ganz normaler Standardshop, alles ist da und man baut da halt einen Server ein.
Aber es gibt, es vergeht eigentlich kein Quartal, wo nicht irgendeiner von den Kolleginnen und Kollegen draußen ist und dann nachher, ich sage mal, Situationen berichte, wo ich denke, wow, das war jetzt echt kreativ, das noch so zu lösen.
Und das sind halt echte Universaltalente, die halt auch wirklich dann alles können, wie sagen wir, von der Steckdose, also sie müssen auch Strom können natürlich, und auch Strom ist übrigens weltweit nicht genormt, bis hin zu dann tatsächlich auch Software-Applikationen oder eben Krisenfunk.
Auch mal dann dementsprechend nicht nur, die meisten denken ja bei Funk immer an Satellitenantennen, nein, die können auch so spannende Sachen wie Kurzwellenfunk und damit kann man ganz tolle Sachen machen.

Geheimkommunikation und ressortübergreifende Zusammenarbeit

Torsten:
[6:28] Ja, das stimmt, da hast du recht. Ich glaube, wenn ich mich ganz erinnere, als wir angefangen haben und mit den Vorgesprächen haben, haben wir über das rote Telefon geredet.
Ihr habt ja natürlich auch weltweit die Herausforderung, dass ihr so Geheimkommunikation auch machen Also wo die Kommunikation so abgesichert sein kann, dass kein Dritter irgendwie mithören kann.
Das stelle ich mir auch ziemlich aufwendig vor.

Sven:
[6:53] Das ist aufwendig und das war auch ehrlich gesagt super spannend.
Also wir hatten in Anführungszeichen das Privileg, dass wir im Ressortkreis hier die Federführung übernehmen durften.
Was mir aber da wichtig ist, wir haben das zusammen gemacht, wirklich im Ressortverbund.
Verbunden. Also das, was immer alle fordern, man muss ressortübergreifend arbeiten, nicht Sido denken.
Wir durften das zusammen mit BMVG, BMI und BSI zusammen machen.
Das Bundeskanzleramt hat uns auch noch ein bisschen mitbetreut, so dass wir hier in dem Projekt auch sehr schnell fortangekommen sind.

[7:30] Und das war auch tatsächlich notwendig, weil wir an der Stelle zum einen war es technologisch total anspruchsvoll, sowas Geheimes zu machen, und auf der anderen Seite war es eben auch rechtlich-organisatorisch total spannend, weil wir quasi ein Projekt gemacht haben, basierend auf Regelungsvorschriften, die man sich lange überlegt hat, die allerdings noch niemand umgesetzt hat in Technologie.
Und als wir das dann in der Technologie umgesetzt haben, musste man halt bei ein, zwei von den Regelungen auch nochmal sagen, ja, okay, das war akademisch echt gut, funktioniert aber in der Praxis nicht.
Jetzt brauchen wir quasi eine angepasste Lösung, die trotzdem immer noch geheim fähig ist, aber eben nicht so eins zu eins jetzt umgesetzt werden kann, wie das ursprünglich der Plan war, sondern dann eben adaptiert.
Und da war eine Wahnsinnsdynamik drin und dann hatten wir noch in Anführungszeichen Pech oder Glück. Das kommt auf die Betrachtungsweise an.

Realisierung trotz weltweiter Halbleiterkrise

[8:33] Das ganze Projekt ist bis zum Zeitpunkt realisiert worden, wo die, wo wir diese weltweite Halbleiterkrise hatten und die Lieferketten zusammengebrochen sind, so dass wir wirklich das Projektteam teilweise nachverfolgen musste, ja, auch wirklich in dem Fall nicht als Sprachbild, sondern in echt, ja, auf Stäubchen-Ebene, ja, wann denn jetzt welches Bauteil kommt, weil dieses Telefon besteht eben aus sehr vielen Bauteilen, die genaue Zahl lasse ich jetzt mal eben ungefähr, ja, besteht aus sehr, sehr vielen Bauteilen und tatsächlich ist es eben Manufakturarbeit an der, in dem Fall gewesen und da mussten wir uns schon ziemlich stecken, haben aber den Zeitplan eingehalten.
Also da auch nochmal Danke an das Projektteam, falls einer vom Projektteam den Podcast hört. Das war wirklich eine wirklich tolle Leistung.

Torsten:
[9:27] Und jetzt gibt es ja wahrscheinlich keine physische Leitung mehr zwischen Berlin und Kiew.
Wie macht ihr sowas? Geht das über normale Leitungen und ist dann irgendwie anders verschlüsselt? Oder wie kann ich mir sowas aktuell vorstellen?

Sven:
[9:44] Also wir haben dort mehrere Leitungsvarianten, die wir nutzen.
Also wir haben nie eine Botschaft nur mit einem Medium angebunden.
Ich habe eben gerade mal ein bisschen ausgeführt, dass wir beispielsweise Kurzwellenfunk nutzen für bestimmte Lagen.
Also je schmaler die Bandbreite, desto schwieriger ist meistens die Lage.
Das kann man sich so als Daumenregel nehmen.
Und wir nutzen unser sogenanntes Auslandsnetz, mit dem wir dann eben mit abgesicherten Leitungen und viel detaillierter darf ich jetzt nicht werden, zwischen den Auslandsvertretungen und der Zentrale die Kommunikation sicherstellen, haben dann eben auch verschiedenen Medien quasi immer noch Backup-Varianten.
Und da tatsächlich, ich sag immer scherzhaft, es ist so schade, dass damals erstmal die Standorte der Auslandsvertretung ausgesucht hat, quasi sich nicht an Internetnoten orientiert hat, die es damals noch nicht gab, sondern so bei einem ein oder anderen Standort, ja aus heutiger Sicht sagt man, irgendwie da ist wirklich alles toll und ist auch alles ganz ganz richtig und gut, aber das einzige was fehlt ist quasi das große dicke Kabel, weil eben auch.

Torsten:
[11:05] Ein hoher Berg würde ja auch gehen für Antennen.
Du hattest vorhin etwas von Corona angesprochen.
Ihr seid ja eine Behörde oder ein Ministerium mit wirklich hohen Sicherheitsanforderungen.
Wie habt ihr das gemacht, als die Leute nicht mehr reinkommen durften?

Herausforderungen am Anfang aufgrund von Sicherheitsanforderungen

Sven:
[11:27] Ja, also da hatten wir tatsächlich, ich sag mal, eine sehr spannende und harte Zeit am Anfang, weil wir eben auch durch die Sicherheitsanforderungen sehr stationär aufgestellt waren.
Also, wir hatten noch einen ganz schön hohen APC-Anteil, der eben auch darauf beruht hat, dass natürlich viele der Tätigkeiten von der Konzeption her in der Liegenschaft ausgeführt werden mussten.
Wir haben dann in sehr kurzer Zeit, mit sicheren Mobilgeräten quasi eine Backend-Infrastruktur für hochsichere Mobilkommunikation aufgebaut und die Geräte weltweit ausgerollt.
Und konnten innerhalb von wenigen Monaten die Anzahl der Geräte um 300 Prozent steigern.

Bandbreitensteigerung und Verschlüsselungslast

[12:26] Am Bandbreitensteigerung, das ging einfach damit einher, weil natürlich in dem Moment, wo man hochsichere oder sichere Geräte nimmt, hat man natürlich ein hohes Verschlüsselungslast, Das heißt, das frisst auch noch mal Bandbreite, sodass wir wirklich, was Bandbreitenaufwüchse angehen, dann eben auch noch mal exponentiell unterwegs sein mussten und haben, dann eben auch, was die, in Anführungszeichen, Formate angeht, weil ich sage mal, das eine ist ja das technische, was wir lösen.
Es ist ja schön, dass man dann so ein bisschen arbeiten kann, ja, aber natürlich, gerade unsere Diplomatinnen und Diplomaten sind ja darauf angewiesen, eben auch in Kommunikation mit dem Gastland zu treten und da jetzt erstmal ein virtuelles Format zu etablieren.
Und da vergessen wir halt auch aus der europäischen Perspektive ganz oft, das, was bei uns jetzt gerade angesagt ist oder marktdominierend, das ist es noch lange nicht auf einem der anderen Kontinente, sondern teilweise hat man davon eben noch niemals gehört.

[13:28] Und natürlich müssen wir dann dafür sorgen, dass wir sprech- und anschlussfähig sind.
Also genauso wie es quasi eine Landeskultur gibt in Bezug Auf viele Punkte gibt es natürlich auch landeskulturelle Ausbringung für Digitalisierung und da muss man mitspielen und dann eben auch die entsprechenden Tools bereitstellen und das war eine spannende Zeit.
Ich habe damals auch sehr viel über neue, ja, Kollaborationsformate oder Software-Anbieter gelernt, die ich vorher nicht kannte, muss ich fairerweise sagen.
Hat aber auch dazu geführt, dass wir inzwischen quasi, wahrscheinlich wie alle anderen Ministerien auch, aber ein sehr gutes Verständnis und sehr viele Mitarbeiter haben, die eben jetzt auch mit digitalen Formaten und Hybridformaten gut arbeiten können.
Und das hat sich auch über die Pandemie hinweg wohl sinnvoll wahrgehalten.
Wobei wir natürlich im Bereich der Diplomatie, kommst halt auch sehr oft auf das wirklich höchstpersönliche Gespräch an und in den Bereichen ist natürlich, aber das sehen wir im Inland ja genauso, bei bestimmten Verhandlungsthemen das Ganze wieder in das normale Format gegangen.
Nichtsdestotrotz haben sich viele Elemente gehalten und das hat uns sehr gefreut.

Videokonferenz im Regierungsflugzeug und Polkappenflug

Torsten:
[14:49] Ich habe was gehört von videokonferenz im flugzeug.

Sven:
[14:53] Ja kannst du was dazu erzählen ich habe da was ich glaube da gibt es anekdoten oder also wir haben videokonferenz im flugzeug können wir allerdings ist es ein sehr spezielles flugzeug das ist der regierungsflieger in dem wir videokonferenzen.
Umgesetzt und getestet haben und da eben auch im hochsicheren Bereich.
Und das vielleicht dann für die technische Zuhörerinnen hier unter uns.
Also uns ist es gelungen, eine hochsichere Verbindung aufzubauen bei einem sogenannten Polkappenflug.
Und für diejenigen, die ein bisschen weiter weg sind, am Süd- und Nordpol ist jetzt die Satellitenabdeckung nicht ganz so groß, auch aus Marktgründen, weil es eben nicht so den großen Bedarf gibt.
Und wenn man es da hinbekommt, bekommt man es eigentlich überall hin.
Und das hat unsere Leute doch sehr gefreut.

Torsten:
[15:53] Jetzt habt ihr auf der ganzen Welt Standorte verteilt. Und ich denke an das Land Estland.
Und Estland hat ja begonnen, sogenannte Datenbotschaften aufzubauen, um quasi auch ein Backup ihrer kompletten Dateninfrastruktur, ihrer ganzen kompletten Daten zu haben, in allen Ländern, in denen sie irgendwie präsent sind und denen sie quasi vertrauen können. Gibt es sowas in Deutschland auch?

Sven:
[16:21] Ja, wir haben die Datenbotschaft als Teil der Digitalstrategie in der Bundesregierung ja auch beschlossen und sind da auch federführend mit drin und da geht es tatsächlich um eine Resilienzstärkung in der Konzeption der öffentlichen Infrastruktur bei großflächigen Schadensereignissen.
Ob es jetzt darum geht, dass wir eben von Naturkatastrophen betroffen sind oder eben natürlich auch im Bereich Cyber-Ausfälle haben wir ja relativ schnell den Effekt, dass es sich je nachdem, wie so ein Cyber-Vorfall passiert, dann eben doch flächendeckend eintreten kann, jedenfalls in so einer Risikoanalyse.

Datenmanagement und Vertrauen im digitalen Bereich

[17:14] Und dementsprechend war das für uns wichtig und wir halten den, den estnischen Weg dort auch für nachahmenswert, eben was Vergleichbares auch aufzustellen, damit man eben zum einen Daten hat, auf die man noch zugreifen kann.
Das ist ja ganz oft, dass die Daten dann eben auch sehr relevant sind, die man und sie auch sonst nicht wiederherstellen könnte, wenn man eben über solche Strukturen nicht verfügt. und, Der zweite Punkt, der da natürlich auch wichtig ist, ist, dass man im Endeffekt hier ja auch dann eine gemeinsame Stärkung mit den Partnerstaaten hat und du hast gerade das Wort Vertrauen gesagt.
Ja, da geht es ganz viel um gegenseitiges Vertrauen natürlich und es hilft uns dann eben, wenn wir jetzt mal auf den technischen Bereich kommen, dieses Business Continuity Management, Was wir ja auch verpflichtet sind umzusetzen, ist im Endeffekt ein direkter Ausfluss davon.
Und wenn wir jetzt mal auf die großen Industrieunternehmen gehen, die international aufgestellt sind, die machen im Endeffekt genau das Gleiche, weil sie natürlich auch in der Risikoentschätzung dazu kommen, dass man Daten und Rechenzentren doch besser weitflächiger verteilt.

Torsten:
[18:38] Wie nennt ihr das, glaube ich, digitaler Ausweichsitz, oder wie hieß das nochmal?

Sven:
[18:44] Nee, so nennen wir es nicht. Das gab tatsächlich mal irgendwo kurz, dass dieser Term benutzt worden ist, aber nein, das ist für uns quasi das Ausweich-Datenzentrum, das ist der offizielle Begriff, beziehungsweise es wird sehr oft plakativ als Datenbotschaft wahrgenommen, so wie du es auch bezeichnet hast. hast.

Ausweich-Datenzentrum für weltweite Arbeitsfähigkeit

[19:08] Also digitaler Ausweichssitz ist es definitiv nicht, weil auch allein der Term quasi ja sowas impliziert wie, naja, da geht man dann hin, wenn irgendwas ist.
Also das soll es ja nicht sein, sondern es ist tatsächlich etwas, wir möchten, dass man weltweit weiterhin arbeiten kann, dann eben über andere Anbindungen und dann sind wir bei Kurzwelle und anderen Themen, ja, und man dass man eben mit, ich mache es jetzt mal plakativ, mit einem Notsturmgenerator und einer Kurzwellenantenne weiterhin handlungsfähig ist als staatliche Stelle.
Und das ist ja eigentlich auch das, was alle von einer staatlichen Organisation erwarten. Egal wie es kommt, egal wie schlimm es wird, man ist für seine Bürgerinnen und Bürger immer noch da.

Torsten:
[20:00] Bevor ich nochmal auf die Bürgerinnen und Bürger komme, habe ich noch einmal das Thema Digitalstrategie und da habe ich was gelesen von einer Plattform, KI- und Datenplattform, die PLAIN heißt, oder? Was sind das genau?

Sven:
[20:14] Das ist die, also, ausgesprochen, ja, ist ein Akronym für Platform Analysis and Information System, und es ist quasi eine einheitliche Plattform, die wir zuerst bei uns intern tatsächlich entwickelt hatten, weil wir, als so das Thema Daten und KI hochkam, gesagt haben, naja, also, wir brauchen eigentlich eine einheitliche Plattform, macht jetzt wenig Sinn, wenn wir für jede Abteilung sowas entwickeln.
Also eigentlich selbsterklärend.
Und als dann die Diskussion zur Digitalstrategie hochkam, haben wir eben uns dafür stark gemacht, dass wir gesagt haben, wir brauchen eigentlich eine einheitliche Plattform, wenn das Thema kommt.
Also nicht, dass wir wieder quasi in jedem Ressort eine eigene Datenplattform haben, die am besten nachher nicht miteinander sticht. Und dann fangen wir wieder an, das Ganze zu konsolidieren. und, haben dann dafür Werbung gemacht und dann hat man sich im Ressortkreis dafür entschieden, eben diese Plattform zu nehmen und deswegen ist sie in die Digitalstrategie gekommen.
Wichtig an der Stelle ist, dass sie quasi allen zur Verfügung gestellt wird.
Es ist natürlich noch ein Teil in der Entwicklung, also dieses Ressort öffnen macht man halt nicht über Nacht, das sind wir bei dem Thema Sicherheit und Mandanten und so weiter.

Plattform für Vernetzung von Daten und KI

[21:38] Und es ist im Endeffekt die Plattform, wenn wir jetzt mal das herunterbrechen, auf der wir zum einen eben Daten aus dem Verwaltungsraum miteinander vernetzen können und auch gut miteinander vernetzen können, um dann eben, und das ist für mich eigentlich so mit der wichtigste Punkt, wenn wir über KI reden, das ist ja eigentlich mal der zweite Schritt.
Der erste Schritt ist, ich muss ja erst mal meine Daten zusammenkriegen.
Dann hat man auf einmal auch tatsächlich den Anwendungsfall für die KI, weil KI ist ohne Daten nix.
Und deswegen ist es eben auch die Plattform für KI und Daten, weil man eben beides benötigt.
Und die Plattform unterliegt da auch der permanenten Weiterentwicklung.
Also das ist im Endeffekt, kannst du dir vorstellen wie ein Ökosystem, Ja, wo wir dann auch parallel immer mal wieder bestimmte Module verproben, testen.
Einige davon schaffen es in die Produktivumgebung, andere schaffen es eben nicht, damit man eben, ich sag mal, auch etwas hat, was man sehr gut nutzen kann.
Ist im Endeffekt so eine technisch-logische Grundlage für eine ganze Reihe von Projekten.
Also bei uns läuft beispielsweise die quantitative Krisenfrüherkennung Preview da drauf, die Arbeit des Datenlabors, aber auch Projekte wie Ländersteckbriefe oder Visa Dashboard.
Also hat auch eine relativ breite Anwendung, was quantitative und qualitative Use Cases angeht.

Torsten:
[23:07] Und ihr könnt dann auch die Daten miteinander verschneiden und auswerten.

Nutzung und Auswertung von Daten mit Datenschutzaspekten

[23:12] Wenn es sinnvoll ist, natürlich.

Sven:
[23:14] Wenn es sinnvoll ist und wenn sie dann auch freigegeben sind und wenn man darauf zugreifen darf, da kommen ja dann diese ganzen Datenschutz Aspekte mit rein.
Aber genau das ist der Punkt, dass wir dann eben, ich sag mal auch aus der Ressourcensicht natürlich intern, jetzt auch nicht drei verschiedene Sachen haben, sondern man weiß, okay, wenn ich mit Daten und Gedöns arbeite, dann muss ich mir das einmal quasi, muss ich einmal die Kompetenz erwerben und dann kann ich damit sehr gut arbeiten.

Torsten:
[23:39] Ich hatte vorhin das Thema Bürgerinnen und Bürger ein bisschen zur Seite geschoben.
Das würde ich gerne wieder aufgreifen und zwar das Thema Zuwanderung von Fachkräften.
Da tut sich ja auch gerade einiges in Deutschland. Was gibt es denn da zu dem Digitalisierung von diesem ganzen Visa-Prozess oder Zuwanderungsprozess zu erzählen aus eurer Ecke?

Sven:
[23:59] Das ist eins der, ich sag mal das große spannende Projekt, was ich gerade habe.
Und jetzt kann man das im Podcast nicht sehen, aber das ist quasi auch das Thema, wo ich derzeit sage, Von der Zeitlinie, was wir uns dort vorgenommen haben, gibt es da schon den einen oder anderen Schweißtropfen auf der Stirn, weil wir uns hier vorgenommen haben, bis zum 31.12.2024.

Digitalisierung der Visa-Prozesse für Fachkräfteeinwanderung

[24:30] Für die Fachkräfteeinwanderung die Visa-Prozesse komplett zu digitalisieren und eben auch wirklich so durchgängig zu digitalisieren, dass eben an der Stelle, und jetzt sind wir bei datengetriebenen Prozessen, ein datengetriebener Prozess durchdigitalisiert ist und das Ganze kann man so ein bisschen sich von der Komplexität so vorstellen, dass wir natürlich einmal alles aus dem Ausland einsammeln müssen, in möglichst hochqualitativen Daten, weil ja teilweise auch biometrische Daten dort erhoben werden für den Visa-Prozess.
Also da kann man jetzt auch, ich sag mal, keine Abstriche machen.
Gleichzeitig haben wir dann eine Schnittstelle an die Inlandsbehörden, die über alle föderalen Ebenen hinweggehen, was so diesen ganzen gesetzlichen Zustimmungs- und Prüfprozess angeht.
Und ja, das ist schon großes Tennis.

Torsten:
[25:34] Ja, um Projekte, Beschleunigungsfachkräfteverfahren darf ich zurzeit auch mitarbeiten.
Aber das ist ja erst im zweiten Schritt quasi, bevor wir das Visum bekommen.

Sven:
[25:45] Nein, also das ist tatsächlich, also es ist ein schönes Projekt, finde ich, weil es eben auch nochmal wirklich über alle föderalen Ebenen hinweggeht, in und aus noch miteinander verbindet.
Und weil wir auch hier in, also ich bin ganz begeistert, muss ich sagen, davon auch, wie stark hier die Diskussion auch mit den Kolleginnen und Kollegen ist, dass man eben an der Stelle Digitalisierung als techno-organisatorischen Prozess begreift.
Also, das ist auf der einen Seite natürlich die Technik, muss laufen, ja, aber natürlich muss man auch schauen, dass die ganzen Regelungsvorhaben auf Digitalisierung auch getrimmt sind.
Da haben wir gerade eine Arbeitsgruppe zusammen mit dem BMI, wo wir, und dem BVA, wo wir eng zusammenarbeiten, Damit dann eben auch die Prozesse digitalisiert werden, die man sich vorher angeschaut hat, die dann auch digital tauglich sind. Also, macht richtig Spaß, ja.
Vielleicht an der Stelle, wir haben da auch immer wieder mal Stellenausschreibungen draußen. Also, es macht wirklich sehr viel Spaß, ja, wenn man da mitarbeiten möchte.
Aber es ist natürlich auch ein hoher Druck auf den Kessel. Also, wir haben wirklich das ganz klare Ziel, bis 31.12.2024.

[27:05] Dort eben auch produktiv und fertig zu sein.
Und das, während quasi an der anderen Stelle nochmal ein bisschen an der Regulatorik gearbeitet wird. Also, man macht quasi zwei Sachen parallel.
Das ist ein bisschen wie bei dem toten Telefon, es ist ein hochindustrialisierter Prozess, ich weiß, das hört man selten in Behörden, dieses Wort, aber anders geht es halt nicht.

Digitalisierung der Prozesse mit hohem Druck auf den Kessel

Torsten:
[27:27] Aber ihr macht dann auch tatsächlich digitale Visas oder ist der Medienbruch immer noch nötig?

Sven:
[27:36] Das hängt so ein bisschen an der E-Visa-Verordnung. Da gibt es also einen Teilbereich, der damit abgedeckt ist.
Also ich kann dir jetzt hier weder pauschal Ja noch Nein sagen.
Kommt drauf an.
Aber Ziel des Ganzen ist da, wo es eben komplett digitalisiert werden kann, es komplett durchzudigitalisieren.

Torsten:
[27:58] Das ist bestimmt auch eine schöne Aufgabe, weil es gibt wahrscheinlich keine weltweit verbindlichen Standards.

Sven:
[28:04] Natürlich nicht. Also es gibt, also das, für mich das Beispiel, also das ist natürlich, da ist der Fachbereich wesentlich inhaltlich besser aufgestellt als ich.
Aber das Beispiel, was bei mir hängen geblieben ist, und ich nenne jetzt keine Länder mit Absicht, es gibt Länder, in denen man die Geburtsurkunde quasi zur Geburt digitalisiert bekommt.
Das heißt, man kann jederzeit dieses Datum auch abfragen über eine entsprechende Datenbank.
Ganz toll. Ja, also das, was man sich quasi wünscht, um so einen Prozess durchzudigitalisieren.
Und es gibt eben Länder, da bekommt man die Geburtsurkunde dann ausgestellt, wenn man den Bedarf dafür hat. Und wenn du den Bedarf eben mit 90 das erste Mal hast, dann bekommst du die auch dann erst ausgestellt, was natürlich manchmal die ein oder andere Frage aufwirft.

Torsten:
[28:47] Ja, also diese ganzen Visa-Prozesse sind auch echt spannende Prozesse, vor allen Dingen, wenn man die so schön international irgendwie zusammenkriegen muss. Kann ich mir gut vorstellen.

Sven:
[28:59] Also macht auch wirklich Spaß und auch hier, was ich am schönsten finde, ist tatsächlich auch, dass diese Diskussion sich halt so entwickelt hat in den letzten Jahren von, Man hat es zwar dazu, wir sprechen ja alle seit fünf Jahren von Digitalisierung, aber ich würde sagen, vor fünf Jahren hat man das Wort Digitalisierung benutzt, meint aber eigentlich, wir automatisieren so ein paar Prozesse mit dem Computer.
Und digitalisieren ist ja eine ganz andere Nummer.
Und jetzt sind wir tatsächlich dabei, das beobachte ich, dass wir, jedenfalls im Auswärtigen Amt, wenn wir von Digitalisierung sprechen, Digitalisierung meinen.
Und das macht natürlich dann auch total viel Spaß, wenn man mit so einem Mindset an Themen rangehen darf.

Torsten:
[29:43] Anspruch ist also auch dann den Prozess, der vorher analog war, nicht einfach nur so eins zu eins nachzubauen, sondern auch digital tauglich zu machen.
Also vielleicht hier und da eine Genehmigungsschleife kürzer zu machen oder den Prozessschritt 25 wegzulassen oder ähnliches.

Sven:
[30:01] Genau das. Also wir hatten, wir durften ja unseren Plan dem Bundeskanzler vorstellen, als er das BFA besucht hat, unsere Behörde in Brandenburg, die unter anderem eben für den Inlandsteil der Digitalisierung zuständig ist.
Und das war quasi einer der Hauptpunkte, die dort mit besprochen worden sind, dass das im Endeffekt das Wichtigste ist für die künftige Digitalisierung.
Also es ist tatsächlich, da kann ich mal sagen, bei uns von der Hausleitung bis runter einfach das Verständnis davon.
Also das macht mich richtig glücklich. Ich bin ja begeistert von meinem Job.
Ich mache den ja gerne. Aber dass wir wirklich mal über Digitalisierung sprechen können. Ja, wir machen hier echte Digitalisierung und man muss nicht quasi Klinken putzen, um zu sagen, wir wollen Digitalisierung machen, sondern es wird eingefordert. Also das ist echt schön.

Torsten:
[30:54] Ich glaube, ihr habt da ein großes Glück, weil wenn man im Auswärtigen Amt arbeiten will, dann muss man schon ein bisschen open minded sein, weil man hat mit vielen Ländern zu tun, mit vielen Kulturen zu tun und ich glaube da kommt keiner hin, der...
Der Abarbeiter ist.

Erfahrungen aus anderen Behörden prägen die Organisationskultur

Sven:
[31:08] Also ich bin ja selbst kein Karrierediplomat, sondern komme ja aus anderen Behörden und bin irgendwann mal hier gelandet.
Und ich kann tatsächlich nur den Punkt unterstreichen, den du gerade gemacht hast, dass die Organisationskultur im Auswärtigen Amt einfach davon geprägt ist, dass man so viele verschiedenen Arbeitsweisen und Kulturen gesehen hat und das hat auch bei der, quasi bei der Transformation von Automatisierung zu Digitalisierung hin definitiv den Prozess total beschleunigt.
Ja, so kleiner Werbeblock nochmal, ja, es macht echt Spaß hier zu arbeiten, ja, und wir haben immer wieder Stellenausschreibungen für Digitalisierter und auch für Leute in der Cyberabwehr, ist ja die andere Seite der Medaille und freuen uns da über alle Bewerberinnen und Bewerber.
Und vielleicht das auch kurz, was wir feststellen, also die Arbeit im Team muss wohl Spaß machen, denn wir haben, ich sag mal, was die Verbleibequote angeht, also wirklich, da möchte ich jetzt keine Prozentzahl nennen, aber ist die beste, die ich je hatte in der Organisation.

Beamten-Rotation und Sonderlaufbahn im Vergleich

Torsten:
[32:23] Beamten-Rotation müsst ihr da auch machen, oder?

Sven:
[32:26] Nein, wir haben also bei uns die Sonderlaufbahn. Da gibt es einen schönen Spiegelartikel zu, von unserem Zentralabteilungsleiter.

Unterschiede zwischen Sonderlaufbahn und Fachlaufbahn im Auswärtigen Dienst

[32:35] Wir haben quasi einmal die Sonderlaufbahn, also die Kolleginnen und Kollegen, die für den auswärtigen Dienst eingestellt werden, die rotieren.
Und wir haben eben Fachlaufbahn, wo es keine Rotation gibt.
Da gibt es auch mal wieder Möglichkeiten, ins Ausland zu gehen.
Ich habe ja gerade von meinen 55 ITFs erzählt, da ist das dann wiederum möglich.
Aber es gibt eben nicht die quasi Rotationsverpflichtung, die man von unseren Diplomatinnen und Diplomaten kennt, die tatsächlich alle drei bis vier Jahre in Posten wechseln müssen.
Und das, aber quasi die Diplomatie zu unterstützen, ist halt eine, ist halt natürlich eine sehr tolle Aufgabe, weil man eben weiß, wenn man quasi hiermit digitalisiert, ich sage das mal ein bisschen pathetisch, ja, also die Leute bei mir arbeiten mit am Weltfrieden.
Und das ist natürlich, ja, du schmunzelst gerade, aber es ist ja tatsächlich so, ja, also in dem Moment, wo man Diplomatie befähigt, ja, auch digital, schnell und mit guten Analysen Themen voranzubringen, ja, egal was wir tun, ja, es trägt auf jeden Fall immer, wenn wir es gut machen ein bisschen zu einer friedlicheren und besseren welt bei und das kann man ja nicht bei jedem ministerium oder bei jedem ich sag mal job den man hat ich sag mal so eins zu eins ableiten und das ist schon eine schöne sache.

Torsten:
[34:01] Ich finde es ein sehr sehr schönes leitbild also es sollte nicht mein lächeln sollte nicht despektierlich sein.
Was gibt es noch so zu erzählen, weil wir sind jetzt mit unserem, wir haben ja so ein kleines Skript vorweg gemacht, dass wir wissen, worüber wir reden wollen.
Gibt es noch was, was du unbedingt loswerden willst? Keine Stellenanzeigen, die haben wir jetzt schon zweimal, aber was brennt dir quasi noch auf den Nägeln?
Was möchtest du gerne noch erzählen zur Digitalisierung bei euch im Auswärtigen Amt?

Bandbreite und Herausforderungen der Digitalisierung im Auswärtigen Amt

Sven:
[34:30] Also tatsächlich, was wirklich spannend ist, ist die Bandbreite.
Ich habe zwar schon mal gesagt, ich würde es an der Stelle nochmal unterstreichen, weil man eben tatsächlich dafür sorgen muss, dass die Systeme von Anfang bis Ende funktionieren.
Also es gibt quasi bei vielen anderen IT-Dienstleistern im Land, Bund, etc.
App hat mir immer so eine gewisse Spezialisierung. Das heißt, ich muss mich vielleicht nicht ums Netz kümmern oder andere Themen werden wir abgenommen.
Und hier ist tatsächlich der Punkt, dass wir.

Herausforderungen bei der Spannungsversorgung und Datenübertragung

[35:08] Von dem System, tatsächlich von dem Stromfilter, weil in bestimmten Ländern braucht man dann auch mal einen Stromfilter, weil einfach die Spannungsversorgung so ein bisschen schwankt und das ist nicht gut für Technik, die man für Westeuropa gebaut hat, wo es quasi gerade Linien gibt, bis hin eben zu der Datenübertragung und der Softwareverteilung alles machen muss. Man muss sich viel Gedanken darüber machen.

[35:34] Also beispielsweise, wenn ich Prozesse synchronisiere, Ja, wie lange läuft denn das Signal zwischen A und B?
Also da machen wir uns in Deutschland alle überhaupt keine Gedanken mehr drüber, weil das alles, auch wenn wir manchmal jammern, sehr gut läuft, aber es ist halt ein Unterschied.
Also diese Offline-Fähigkeit, die ich bei den Systemen brauche, weil es eben mal sein kann, dass vielleicht irgendeine Region einfach wegen, ich sag mal, nicht mal schlimmen, aber wegen der Naturkatastrophe abgeschnitten ist, eine Zeit lang, technisch oder technologisch.
Dass eben alles trotzdem noch funktionieren muss. Und das macht tatsächlich sehr viel Spaß, weil man, es gibt glaube ich wenige Stellen, wo man so kreativ sein darf, aber auch sein muss, um auf der einen Seite so ganz normale Behördenalltagsprobleme zu lösen und auf der anderen Seite dann eben ja auch mit den Krisen, die eben so weltweit leider doch immer öfters mal passieren, umzugehen.
Und ja, das ist, glaube ich, der Punkt, der bei der Digitalisierung ja meist Spaß macht.

Datenlaufzeiten und deutsche Verwaltungs-Cloud-Strategie

Torsten:
[36:38] Zum Thema Datenlaufzeiten, da müssen wir uns innerhalb von Deutschland auch große Gedanken machen, gerade wenn ich mir jetzt die deutsche Verwaltungs-Cloud-Strategie anschaue.
Unser Netz ist halt nicht so gut, dass es keine Latenzen gibt.
Aber nicht damit zu vergleichen, auf die andere Seite vom Globus Daten zu schicken.

[36:58] Sven, vielen, vielen Dank, dass du da warst. Hat mir viel Spaß gemacht, war sehr, sehr interessant.
Und euch, liebe Hörerinnen und Hörer, danke fürs Zuhören und bis zum nächsten Mal.