Transcript
Einspieler
Torsten:
[0:35] Ja hallo und herzlich willkommen zum E-Government Podcast. Ich bin Thorsten Frenzel und ich habe heute zwei Gäste
Zum einen habe ich einmal die Funny und den Peter. Ich fange jetzt mal bei der Funny an. Funny, wie die stell dich doch mal vor bei uns.
Fanny:
[0:52] Ja hallo, hallo in die Runde und hallo ihr beiden. Ey schön, dass ich heute mit dabei sein darf und auf der anderen Seite sonst immer Hörerin gewesen,
heute mal vorm vorm Mikro. Genau, äh ich bin die Funny Bender, ich arbeite für die äh Firma Klima in Dresden. Wir sind eine IT-Firma,
und wir machen eine Formularmanagement Software von und da arbeiten wir auch ganz viel mit Kommunen zusammen, die eben Online-Formulare für ihre Bürger äh anbieten wollen.
Und das betreue ich jetzt so seit drei Jahren, habe da ganz viele verschiedene Projekte gemacht, viel in Bayern aufgearbeitet.
Viel aber auch in in Deutschland deutschlandweit mit Kommunen gearbeitet,
Genau und habe soeben vor drei Jahren zur Verwaltungsdigitalisierung gefunden und brenne seitdem für das Thema.
Torsten:
[1:39] Ja und wer dich lesen will, finde dich unter F Bänder digital auf Twitter. Da bist du auch sehr, sehr.
Fanny:
[1:46] Ja, sehr aktiv. Bitter, ich liebe es zu vernetzen und äh mich mit Leuten auszutauschen. Macht super viel Spaß.
Torsten:
[1:52] Okay und dann haben wir noch den Peter, Peter ähm alte Hasen des Podcastes werden dich schon mal gehört haben. Aber stell dich doch mal kurz vor.
Peter:
[2:03] Ja, ich bin Peter Unterschicker, ich hab.
Einerseits vierzig Jahre äh sage ich einmal leben in der Digitalisierung, in der Kommunalverwaltung hinter mir, bin aber aktuell mehr so in dem Thema.
Wissensvermittlung unterwegs. Ich halte einerseits Vorlesungen an der TU in München und an der Form,
und außerdem halte ich derzeit die Schulungen für die Digitallotsen zusammen mit mehreren anderen Trainern. Bin aber quasi der fleißigste und habe äh also ungefähr hundertfünfzig äh.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den Rathäusern in Bayern in der Schulung gehabt, mit denen diskutiert, mit siebzig, achtzig Studenten das ganze Thema diskutiert.
Und ähm bin aber sonst eigentlich so extrem Podcasthörer,
und selbstverständlich ist natürlich der E-Cover mein Podcast einer meiner ganz wichtigsten Podcasts und meistens bin ich auf der anderen Seite sozusagen also auf der Hörerseite und bin ganz nervös und aufgeregt schon, hab die ganze Nacht schlecht geschlafen, weil ich heute mal auf der anderen Seite sitzen darf.
Torsten:
[3:07] Ach komm die Podcasthörer werden aufmerksam hören, haben dich ja schon mal gehört im Podcast auch als Teilnehmer. Ähm, ich sag jetzt die Folgen nicht, ich verlink sie vielleicht unten drunter, aber du bist äh aktiv dabei
Äh schön, dass du da bist, du bist auch auf Twitter äh erreichbar, twitterst da auch sehr sehr viel zur Verwaltungsdigitalisierung OZG. Ähm at on the Box.
Es lohnt sich, euch beiden zu folgen, weil ihr beide tatsächlich sehr viel nicht nur sehr viel Output hat, sondern auch sehr viel qualitativ im Output habt. Schön, dass ihr da seid.
Und wir haben uns hier mal zusammengefunden, um über ein Thema zu sprechen. Ähm Thema OZG. Jetzt werden erstmal alle gehen, sagen, oh, OCD ist schon wieder, ähm es ist ja, der geht ja die ganze Zeit hoch und runter. Aber.
Aufs OZG braucht natürlich auch Lösungen für die Umsetzung und deswegen ist der Peter zum Beispiel mit da, der hat mich da auf eine gute Idee gebracht, auf ein gutes Thema aufmerksam gemacht.
Peter:
[4:03] Ja, ich meine, es ist gar nicht einmal so sensationell erst, äh wir haben einfach im Rahmen der Schulungen immer Lösungen gesucht oder Wege gesucht, wie man Lösungen umsetzen kann und einer der Wege ist sicher auch
Fachverfahren äh zu öffnen, die von Dienstleistern äh und Anbietern zu kaufen,
Es gibt aber immer noch den anderen Weg, nämlich äh Formulare auch selbst zu erstellen. Und hierfür einen Formularbaukasten zu verwenden und ähm im Rahmen des Kurses haben wir dann auch immer vorgestellt den digitalen Werkzeugkasten
und das ist ein Projekt der.
Landratsämter in Bayern äh und äh unter Begleitung Digitalministerium und ähm.
In diesem Formularbaukasten hat man also eine ganze Menge an Formularen erstellt äh in Kooperation und äh,
das hat mich dann irgendwie interessiert und dann habe ich die Fanny einmal angesprochen, wie denn das alles so funktioniert, hat mir das erklären lassen und dann habe ich mir gedacht, ist wahnsinnig schade, wenn bloß ich das weiß. Und eigentlich muss man das verbreiten und deshalb habe mer habe ich,
dann gesagt, machen wir doch das einmal im IGA mit dem Podcast und dann wissen wir's alle.
Torsten:
[5:13] Genau, vielleicht bringe ich jetzt mal die Kurve hin in Richtung Funny. Es gibt hier einen äh Innovationsring äh des Bayerischen Landkreistages äh mit vier Pilotlandkreisen und jetzt übergebe ich gerne an dich, weil du da noch tieferen Einblick hast.
Sieben, sieben Pilotkranzkreise, Entschuldigung.
Fanny:
[5:30] Sieben sogar, ja, mich nicht hier äh,
tiefer stapeln, als es überhaupt ist. Ja, nee, ich liebe das Projekt auch und ich spreche gerne dazu, weil ähm ähnlich, wie das vielleicht sicherlich äh vielen euch da draußen auch so geht, oh, zu, jemand hat wirklich einfach so viel dazu schon gehört und so viel theoretisches auch.
Und wir haben aber oder beziehungsweise die bayerischen Landkreise haben wirklich einfach mal die die Ärmel hochgekrempelt und selber losgelegt.
Das Projekt ist gestartet Anfang zweitausendneunzehn, also ist auch schon anderthalb Jahre her. Äh.
Damals gab's eben auch die Problematik, OZG. Wir haben hier das Gesetz, äh das sagt, wir müssen einfach die Dinge online anbieten für unsere Bürger,
und die man wollte sich eben nicht komplett auf die Dienstleister verlassen oder wollte eben auch nicht abwarten, dass alles irgendwo zentral gesteuert ist, sondern,
selber loslegen und dann hat der Innovationsring vom bayerischen Landkreispark, also es gibt einfach.
Den bayerischen Landkreistag sagen als Verbund der ganzen Landkreise und davon gibt es eben nochmal ein spezielles Creme, Gremium, die sich gerade zum Thema ähm Verwaltungsdigitalisierung weiter,
noch intensiver mit beschäftigen und die haben sich dann auf die Suche gemacht und haben gesagt komm,
Wir fangen jetzt hier mal ein Projekt an und und äh liegen einfach selber los und so sind die zu uns gekommen damals,
Weil wir eben schon früher auch mit äh Kommunen in Bayern gearbeitet haben, aber noch wenige, also es waren eben doch.
Recht zögerlich, wie das eben so ist bei den Kommunen, da steht das große Wort OZG. Ähm als Kommune ist man natürlich der Ansprechpartner Nummer eins für die, für die Bürger.
[6:58] Aber ähm es gibt eben wenig Vorgaben oder fertige Lösungen und äh die haben dann gesagt, ja, wir suchen uns jetzt selber was, haben mit Kommunen gesprochen.
Und so sind die zu uns gekommen und haben eben unsere Software kennengelernt, wie gesagt, Form Cycling, das was wir als als Firma hier, als Software betreiben und entwickeln.
Das äh da geht es einfach darum, es ist eine eine Websoftware, womit man Formulare ziemlich einfach selber gestalten kann, also man muss kein Programmierer oder Programmiererin sein, sondern man kann wirklich.
Ähnlich wie ein Worddokument, einfach ein Online-Formular erstellen und ziemlich simpel so kleine Regeln einbauen.
Und äh dann auch noch sich überlegen, wie man die Daten direkt digital weiter verarbeiten will.
Äh ist also spitze geeignet eigentlich für das, was die gesucht haben, weil wir haben gesagt, wir wollen die Formulare selber machen und aber trotzdem Arbeitsteilung betreiben, weil nicht jeder Landkreis sollte eben anfangen bei null.
Am Ende sind die Landkreise ja doch beeindliche oder für die gleichen.
[7:57] Belange und Dienstleistungen verantwortlich für ihre Bürgerinnen und Bürger und äh deswegen eine gewisse Arbeitszellung sollte eben trotzdem stattfinden.
Genau und dann haben sich die sieben Pilotlandkreise aus den sieben Bezirken da in Bayern gemeldet. Man muss ja auch dazu sagen, also Bayern hat über einund äh über siebzig Landkreise, ich glaube einundsiebzig oder zweiundsiebzig Landkreise sind das.
Wir sprechen einfach von vielen vielen Landkreisen und Personen in den Ämtern, die praktisch mit den gleichen.
Aufgaben betreut sind aber doch irgendwie alle ihre individuelle Note da haben,
Genau, dann haben die sieben sich so zusammengesetzt und äh mit sind mit uns dann ins Geschäft sozusagen gekommen äh das Digitalministerium hat das Ganze noch mit betreut und überwacht und so haben wir dann angefangen.
[8:40] Äh den jeweils die die Software hinzustellen, also sozusagen den Werkzeugkasten zu packen und in die Landratsämter zu tragen und äh.
Denen gezeigt, wie man das eben macht, Online-Formulare, wie geht man da vor? Das ist ähm ein riesiger Aufwand, nicht nur also Technik ist meistens gar nicht das Komplizierte, sondern eben diesen Mindset erstmal zu ändern.
Wo sind so 'ne beliebte Frage zum Beispiel ist immer, wo kann ich die A vier einstellen,
Aber bei einem online Formular bewegen wir uns eben nicht mehr im Kontext von A vier Format oder ähm hier Schriftgröße zwölf, sondern es ist alles eher ein relativen Angaben,
So musste man natürlich eben langsam anfangen, überhaupt sein Bewusstsein dafür zu steuern und die waren alle super motiviert.
[9:22] Haben losgelegt, haben äh jeweils drei Formulare umgesetzt, haben die dann untereinander ausgetauscht und ähm angepasst für ihre eigenen Bedürfnisse.
Das war eben den Landkreisen auch ganz, ganz wichtig, dass man nicht zentral ein Formular einmal erstellt und den dann zur Verfügung stellt, so wie das viele.
Portale oder doch auch Landeslösungen machen, die wollten hier gerne immer ihre individuelle Note reinbringen und,
Das konnten die damit machen und inzwischen haben die sieben Landkreise eben jeweils einundzwanzig Formulare jetzt online auch übers Bayern Portal zur Verfügung gestellt.
Und so eben mal den Anfang gemacht fürs OZG, für die ersten Leistungen,
was online bereitzustellen und jetzt sind die aber natürlich geschult im Umgang mit den Werkzeugkasten, sind super motiviert, haben jetzt verstanden, was für Möglichkeiten sich da ergeben.
Und sind jetzt an den nächsten Projekten schon dran.
Torsten:
[10:12] Okay, ich fange mal von ganz unten an. Als letztes hast du gesagt, Schulung, Schulung äh der ähm.
Sachbearbeiter, welche Art von Sachbearbeiter habt ihr da geschult? Tatsächlich, die Sachbearbeiter, die an den Fällen arbeiten oder habt ihr da habt ihr die IT-Leiter äh geschult?
Fanny:
[10:30] Das ist auch ein ganz eine ganz interessante Frage, weil ich dann festgestellt habe.
Meistens haben wir mit den E-Government Beauftragten in den Ämtern gesprochen,
und das ist sehr unterschiedlich. Also oft ist das die IT, der das dann einfach als weitere Aufgabe aufgedrückt wurde und wo gesagt wird da irgendwas mit Digitalisierung, hat irgendwas mit Technik zu tun, das macht die IT einfach noch mit
Ähm manchmal sind die in tollen Lagen. Du, also hatten die wirklich den den Vorteil, dass die ihr eigenes Personal dafür hatten oder eigene Abteilungen,
die dann dem Landrat direkt unterstanden oder wie auch immer,
oft ist es aber mit einem IT-Hintergrund und wir haben sowohl die IT-Now geschult, die so ein bisschen dann das Technische, also so bisschen die Adimetrierung des Systems ähm übernehmen mussten,
und ansonsten hauptsächlich erstmal so,
die Verwaltungsdigitalisierungsbeauftragten in den Ämtern, die dann das Wissen weitertragen in die Fachämter und Fachabteilungen.
Torsten:
[11:25] Okay, dann gleich noch eine eine Grundsatzfrage zu dem System. Ähm ist das System, Formcycle ist das ein, ich sage mal so platt,
Antragsassistent
letztendlich oder Formulassistent, der letztendlich äh über ähm Webeingabe das Ausfüllen eines PDF-Formulars erleichtert, wo dann letztendlich das Webformular oder das EPF-Formular an den Sachbearbeiter weitergeht
Oder ist es hier tatsächlich ein ein Onlineantrag, der dann auch äh entsprechend maschinenlesbare Dateien hinten rauswirft.
Fanny:
[12:02] Genau, also Funkcycle an sich, ich selber, man muss es wirklich erstmal als Werkzeugkasten verstehen, womit man sich bauen kann, was man möchte.
Dieser Begriff antragsassistent, ähm ich nenne das oft eher intelligente Onlineformulare, wobei ich finde, vieles, was hier so als intelligent bezeichnet wird, ist für mich.
Einfach sate of die Art und sollte normal sein, also dass sich zum Beispiel Felder gar nicht erst angezeigt bekommen, wenn die für mich nicht relevant sind, weil ich oben angeklickt habe, ich habe keine Kinder. Dann brauche ich eben nicht, wie auf dem Papierformular die zwanzig Seiten noch für die Angaben bekommen, ne.
Und das kann man natürlich alles mit dem Werkzeugkasten machen, das macht man aber selber. Also man stellt sich selber richtig, es ist ein richtiges Online-Formular, also ist nicht nur ein ausführbares PDF.
[12:43] Und dort lege ich selber fest, dass eben Felder versteckt werden oder dass sich irgendwelche Hilfen anzeige, wenn man meint, hier sind so verschiedene Fachbegriffe dabei, wie kann der Bürger vielleicht nicht unbedingt verstehen,
genau solche Feinheiten baut man natürlich alles mit rein. Ähm ist auch was, wo man.
Die Leute erstmal den den Personal beibringen, wo es sowas auszunutzen, wenn man auf dem PDF die Möglichkeit eben nicht hat oder selten hat, diesen Platz noch mehr Hilfetexte hinzuschreiben.
Und online kann man ja dann nochmal einen Link reinbringen oder wie auch immer. Und äh digital weiterverarbeiten geht auch. Also das.
Ausgefüllte Formular kommt dann erstmal in den Form Cycle System des eigenen Landratsamtes wieder an und dann legen die fest, was damit passiert. Ähm,
Weil auch immer so oft über Fachaktuell Fachverfahren gesprochen wird beim OZG,
Man muss sich überlegen, ein Großteil von dem denke ich, was OTB-Leistungen sind, sind oft ganz kleine Sachen, wo nicht immer ein großer Prozess hinten dran steht, sondern es muss einfach zu einer Sachbearbeiterin, die sagt, ja, das passt so, das wird abgeheftet und es wird irgendeine Notiz.
Dazu gemacht. So, das war's. Und ähm das kann man eben erstellen, aber man kann auch umfangreichere Prozesse machen. Man kann also auch äh Genehmigungsprozesse, das muss vielleicht nochmal von der Personalabteilung oder was auch immer genehmigt werden. Auch das kann man machen
Also Hintergrund oder Ziel der des Ganzen ist es, dass die wirklich einfach das Werkzeug in der Hand haben und sich selber zusammenstückeln, was sie brauchen und wie sie's brauchen.
Torsten:
[14:08] Das heißt, ihr habt auch so bearbeitungswirklos mit eingebaut, das heißt, ähm, der Antrag geht rein,
In der ersten Eskalationsstufe muss der derjenige annimmt, dann vielleicht noch weiter verteilt in jemanden Weiteres und äh dann auch mehrere Sachbearbeiter an einem Vorfall quasi arbeiten können.
Fanny:
[14:25] Genau, also das gibt's dann auch, dass eben die die Abteilungen informiert werden. Eigentlich der erste Schritt fast bei jedem Antrag ist immer erstmal den äh Antragsstellenden nochmal zu informieren. Danke für deine Angaben, einfach, dass die auf die geht
Wissen, mein Antrag, meine Daten sind angekommen. Ähm hier haben wir zum Beispiel auch die Basisdienste mit eingebunden,
Also in Bayern gibt es die, die Basisdienste, die vom Freistaat zur Verfügung gestellt werden,
Das ist einmal die Integration von Personalausweis. Dann gibt es ein elektronisches Postfach, was drinne ist, mit ihrem Briefkasten so vergleichen kann.
Und es gibt noch eine E-Payment. Und das stellt der Freistaat zur Verfügung und das binden Teilweise die Landratsämter auch ein, um diesen Prozess eben rund zu machen.
Und zum Beispiel eben so eine Postkorbnachricht oder eine E-Mail an den Antrag stellen, sind hier dein Eintragsanbieter, dein Antrag ist eingegangen. Äh wir bearbeiten den jetzt.
Ist eigentlich immer so der erste Schritt und dann genau die anderen, wie du gesagt hast, sei es jetzt, dass die Fachabteilungen dann fast auf das weiterverarbeiten können und so weiter. Haben sie auch definiert. Ist sehr unterschiedlich von den Formularen, wie umfangreich das Ganze ist.
Torsten:
[15:27] Und die Landratsämter erstellen jetzt
nicht nur die Formulare, sondern tatsächlich auch die die Workflows, also Formular ist immer für mich so abgedroschen, das klingt nur für mich wie PDF, aber letztendlich haben wir online auch nur Eingabemasken, wir sind letztendlich auch nur Eingabemasken und Formulare. Ähm,
Wenn wir hier von Formularen sprechen, sprechen wir tatsächlich von den Einwerbemasken, äh wo der Bürger durchgeführt wird oder der Antragsteller. Das heißt, ähm.
Fanny:
[15:56] Absolut genau, also ich, wie genau, ich, ich, da bin ich voll bei dir, ich sage auch immer ähm Formular, klingt auch manchmal so ein bisschen starr, weil es ist einfach eine Eingabemaske, dass die irgendeine Art von Datenabfrage. Das kann auch sein
dass ich einfach wissen möchte, wir machen Betriebsfeier und möchtest du Menü A oder B isst du lieber Fleisch oder ohne Fleisch schon? Das ist ja auch und sag mir nochmal deinen Namen und ob du kommst oder nicht. Schon das sind irgendwie drei Angaben
Aber das kann auch ein Formular sein, also absolut.
Torsten:
[16:20] Ja, also nochmal zurück. Ähm äh diese Formulare werden von den äh von den Landratsämtern gestaltet und die gestalten auch gleich die Workflows hinten dran mit und äh wie das weiterverarbeitet wird oder nur die Formulare.
Fanny:
[16:35] Nein, die machen eben alles selber, die gestalten sich die Folare komplett selber, wie sie brauchen mit den ganzen Feldern, die sie eben gerne haben wollen und dann noch den Workflow hinten dran,
oft ist es so, dass man die Teile natürlich wiederverwendet, also man kann sowohl das Formular dann kopieren oder Teile davon als eine Art Katalog hinterlegen,
weil zum Beispiel jetzt so ein Blog äh Daten des Antrags stellen ist, sowas hat man fast jedem Antrag, wo man die Adressdatenseite eingeben muss, das hinterlegt man sich im besten Falle als Vorlage,
und beim Workflow ist es ähnlich, mal wird eben die die Fachabteilung eins, mal die Fachabteilung zwei informiert, aber am Ende weiß ich nicht, wirklich genehmigt und dann kommt's vielleicht noch in die E-Akte,
das ist ja auch recht ähnlich und das kann man alles wiederverwenden. Aber man hat eben die Möglichkeit das individuell anzupassen für jedes Formular.
Und das können die auch selber erstellen, weil eben das Landratsamt in Aschaffenburg macht das eben anders als das Landratsamt in Fürth.
Peter:
[17:33] Na äh ja, ich will bloß, also die, diese Anbindung an die Basiskomponenten, die Anbindung an die E-Akte und so, das finde ich eigentlich total spannend, also das ist dann durchaus individuell gestaltbar.
Fanny:
[17:46] Genau.
Also die, die Basisdienste sollen natürlich genutzt werden ähm und bringen ja auch einem großen Vorteil, wenn man eben zum Beispiel die Automotizierung über den Personalspeise oder auch über einen einfachen Login im Bayernportal lösen kann.
Und,
Aktuell ist es so, dass die meisten Services, die eine gewisse Art von Authentifizierung oder Unterschrift erfordern, zumindest mit der Autifizierung von von Personalausweisen funktionieren sollen,
Gleichzeitig will man natürlich die Hürde nicht so hoch machen, das heißt, man, die meisten haben im Formular dann eine Schaltfläche,
wo man eben mit dem Bürgerkontologin arbeiten kann oder ohne dass es so der erste Schritt ins Formular.
Und dann kann sich eben auch der der Workshop hinten dran anpassen. Also wenn ich hier sehe, der hat sich mit seinem Personalausweis da irgendwie angeloggt und eingeloggt, dann ist es ja recht sicher, alles schon. Hat er das nicht gemacht, dann muss noch nicht gleich nochmal einen Brief schicken mit der Unterschrift dazu. Je nachdem, ob man das rechtlich braucht oder nicht.
Torsten:
[18:40] Kann das Formular äh vorher definieren, welches Authentifiker Authentifikationslevel ähm äh benötigt wird als Mindestes.
Fanny:
[18:52] Äh ja, man kann natürlich äh festlegen, was man braucht, beziehungsweise liefert auch die Autinfizierung ein zurück, welches Just Level das ist.
Und das können wir dann eben auslesen und danach den Prozess gestalten oder generell festlegen, reicht mir das oder reicht mir das nicht, du musst vielleicht doch tot erscheinen.
Torsten:
[19:07] Mhm. Also ich könnte es auch sag.
Fanny:
[19:08] Natur ist aber also auch ein spannendes Thema. Also da sind sie recht kreativ geworden und es braucht nicht immer eine Signatur. Manchmal reicht's eben einfach nur kurz Wissen, ja, das ist wirklich die gemeldete Adresse.
Torsten:
[19:19] Ja, Signatur ist ja nochmal ein anderes Thema, das ist ein bisschen komplexer. Äh es geht ja hier nur ums Ausweisen, dass ich's tatsächlich bin.
Fanny:
[19:26] Genau. Ja. Genau, nee, die haben das äh sehr individuell und verschieden gelöst und ich glaube auch unterschiedlich, weil ähm es gibt eben kleinere Sachen, sage ich jetzt mal, eine Antrag auf eine Sondergenehmigung für irgendeine Feier äh bis zum Jagdschein, der ist natürlich ein bisschen komplexer.
Torsten:
[19:40] Mhm. Jetzt haben wir diese sieben äh Landratsämter jeder verschiedene Formulare erstellt.
Ähm wahrscheinlich haben die auch relativ autark jeder gearbeitet. Äh und jetzt sind diese Formulare fertig. Wie können denn die anderen Landratsämter daran teilhaben.
Fanny:
[20:02] Genau, also erstmal zu deinem zu deinem Einführungssatz. Ja, die haben autark gearbeitet und es war denen irgendwie auch wichtig, sozusagen individuell ihre Bedürfnisse oder ihre ihre
Genau, Anforderungen da umsetzen zu können, aber die tauschen sich unwahrscheinlich viel aus. Also man kann äh man muss sagen, das war ein Pilotprojekt in sieben Landkreise.
Wir haben uns aber regelmäßig getroffen, immer wieder ausgetauscht. Äh kann ich auch später nochmal dazu kommen, was wir denn was so Ergebnisse waren in diesen Meetings.
Und hat dann über Probleme gesprochen, hat auch teilweise fachliche Sachen nochmal genauer besprochen,
Also es ist schon so, dass die Landkreise sich sehr, sehr viel ausgetauscht haben und das finde ich auch mit, das Schöne an diesem.
Dass die Landkreise untereinander plötzlich viel mehr miteinander kommunizieren und über das Thema Online-Formulare hinaus,
sich die Erzieherpellungen oder die IG aber mit Abteilungen miteinander vernetzt haben. Das war eigentlich super. Genau und ansonsten zum zum Austausch, das war dann eben auch die Frage, wie organisiert man das, dass die Landkreise jetzt nicht untereinander anfangen, diese E-Mails zu schicken,
Mit den Formularen. Ähm also das funktioniert einfach bei Formsäcke so, man kann sich sein Formularprojekt am Ende exportieren. Das ist eine Zip-Datei.
Die importiert man auf seinem anderen äh Funkzeckelsystem wieder. Also relativ simpel, ohne dass ich da auch jetzt sonst wie technisch ausgebilde sein muss, um das hinzubekommen.
[21:16] Und ähm da wurde jetzt bei den Landkreisen eine Art Austauschplattform aufgebaut, die nur die Landkreise zugänglich ist.
Aktuell und äh da laden die dann immer hoch und ähm laden's dann ihre Zip-Dateien hoch und schreiben dann daneben hier Landkreis Aschaffenburg, der und der,
Antrag und es kann sich dann ein anderes Landratsamt nehmen bei sich im System,
Reinladen und ich sage dann aber auch immer dazu, man kann das meistens nicht eins zu eins übernehmen oder das ist ja auch genau das, was die eben nicht wollten. Die wollen ja nicht sozusagen festgelegt bekommen.
Hier, das ist jetzt der Antrag und den nimmst du eins zu eins so, sondern die bringen dann eben nochmal also sowieso eigenes Logo und solche Sachen müssen auf jeden Fall ausgetauscht werden.
Aber auch so Sachen, weiß ich nicht beim Jagdschein, der eine fragt eben nochmal irgendwelche speziellen Sachen zum Jagdgebiet ab und der andere eben nicht. Das kann man dann alles nochmal.
[22:07] Individuell da einbauen. Genau und jetzt gibt es eben diese Austauschplattform oder nicht praktisch diese ganzen Clip Dateien liegen und wo die sieben Landkreise sich untereinander austauschen. Inzwischen sind ja noch ganz viele Landkreise hinzugekommen,
die auch alle Interesse haben und ähm mit Formzelke arbeiten und dann an dieser Austauschgruppe mit teilhaben werden oder auch schon dabei sind.
Und die dann auch ihre Formulare zur Verfügung stellen können und die sind wir natürlich relativ schnell statt einundzwanzig hat man dann, wenn einfach jeder nochmal was dazu lädt, haben wir hier schnell hundert, zweihundert Formulare, die die äh Landratämter zur Verfügung stellen können,
und wo man eben nicht auf einer weißen Seite dann anfangen muss, dann nochmal gucken kann hier, was hat mein Nachbar, Landratsamt dazu vielleicht schon gemacht.
Torsten:
[22:47] Okay. Gleich eine Frage dazu. Ähm es ist wunderbar, dass es hier einen Pool gibt, der da entsteht mit ganz vielen äh Formularen. Wie sieht es denn denn aus mit der mit der Pflege
Es gibt ja nicht nur Formulare, die in jedem Landratsamt äh individuell sind, äh sondern ähm Formulare, die äh gesetzlichen Änderungen unterliegen.
Wer pflegt das? Das heißt
ich erstelle jetzt einmal so ein Formular. Äh das kann dann jeder erstmal in dem Zustand selber nehmen und an sie anpassen. Wie geht's weiter, wenn's jetzt eine gesetzliche Änderung gibt? Muss es dann jeder tun in seinem Formular oder gibt's wieder ein
Eine zentrale Pflegestelle, ähm äh die das dann zur Verfügung stellt.
Fanny:
[23:27] Genau, also die ähm ich finde bei diesen Ausdruck super rechtssichere Formulare, weil meiner Meinung nach gibt es das nicht, ich kenne also noch gibt es ja keinen Film, was mir vorschreibt, welche genauen Datenfelder ich abfragen muss
und ähm das heißt, es gibt natürlich trotzdem rechtliche Änderungen, die kommen meines Wissens sehr, sehr selten und wenn, dann müssen sich die Landratsämter selber drum kümmern, weil für den äh,
den fachlichen Teil sozusagen sind sie selber verantwortlich. Also wäre jetzt zum Beispiel plötzlich notwendig, dass man bei allen noch die Augenfarbe abfragen muss,
bei jedem Formular, dann müssten die das selber einbauen und nochmal angehen.
Da waren auch einige bei uns äh von den Landratsämtern dann besorgt, wie das ist. Wir haben dann Manuel gefragt, die meinten, dass solche gesetzlichen Änderungen sehr, sehr selten kommen.
Und die wollten das eben auch selber steuern, weil meistens weiß ja auch die Fachabteilung hier zum Beispiel im sozialen Bereich geht's hier um die Gesetzesänderung,
und das müssen wir jetzt einbauen. Genau deswegen kümmern die sich dann auch selber drum.
Peter:
[24:29] Ja, ich wollte bloß noch schnell ergänzen. Ähm,
Man muss ja auch eines sehen. Also die Formulare werden ja auch in Bayernportal dann hinterlegt und äh die äh dort gibt's ja äh
von den Ministerien bereit gestellte, einleitende Texte, das heißt, äh wenn ich das im Bayernportal in dem in dem Gesamtszenario drin habe, dann habe ich bei der jeweiligen Leistung die Leistungsbeschreibungen und dort werden auch die gesetzlichen Änderungen gepflegt oder so, das heißt
die erläuternden Texte zumindest werden an einer zentralen Stelle äh ohnehin aktualisiert und es geht dann nur drum, halt die die Auswirkungen im Formular abzubilden, aber aber äh das das drumrum kommt man durchaus über die Einbindung im Bayernportal auch
dicken, weil dort gibt's die, diese äh also eigenes Redaktionssystem.
Und äh eigene Pflege dieser Texte durch die Ministerien und insofern kann man da bissl was abfangen damit.
Fanny:
[25:27] Ich wollte auch dazu noch ergänzen, ähm super genau mit den Randinformationen natürlich, denn zweitens ähm,
Wie gesagt, die Änderungen kommen super selten. Ich kenne oft so PDF oder Papiervorlagen von Formularen, die sind schon so oft kopiert worden, weil die einfach seit dreißig Jahren exakt so weiterverwendet wurden. Ähm, dass man die schon kaum noch lesen kann von vielen Kopieren so ungefähr,
und ähm zur Pflege von der Austauschplattform wollt ihr aber auch noch ergänzen. Es geht natürlich jetzt trotzdem weiter, als die erste Phase vom Pilotprojekt ist jetzt abgeschlossen und diese einundzwanzig Formulare, die man sich jetzt für die Phase eins vorgenommen hat, das sind äh fertig.
Wie Land, also beim bayrischen Landkreistag ist mir jetzt gerade dabei zu überlegen, ähm wie pflegen wir das weiter, damit eben nicht jetzt ähm das weiter abgesprochen wird, dass nicht jedes Landratsamt den gleichen Dingen,
weiter fortführt als Projekt, also dass man sich Seitungen abspricht,
wer macht welchen Themenbereich, wer setzt welches Formular um und von wem kann ich hier bis weiß ich nicht Ende des Jahres,
ein Ergebnis zu zu irgendeinem neuen Antrag erwarten, äh weil das war auch eine ganz große Angst, dass man natürlich nach den einundzwanzig jetzt anfängt. Ähm jetzt ist hier alles offen und dann fängt doch wieder jeder mit dem gleichen Projekten an. Äh das soll weiter koordiniert werden.
Torsten:
[26:34] Jetzt habt ihr euch ja unheimlich viel Mühe gegeben und habt auch so einen Leitz und Leitfaden.
Entwickelt, sodass die Landratsämter einen Anhaltspunkt haben, wie die Formulare aussehen.
Kann ich begrüßen und zwar halte ich es für sehr, sehr sinnvoll, dass äh Formulare mindestens bayernweit, wenn nicht sogar bundesweit einheitlich ausschauen,
Bürger, der äh jetzt in,
In München einen Antrag stellt auf Baumfällen und dann äh seinen Gartengrundstück in Würzburg hat und dort den gleichen Antrag stellt ähm,
Auch das gleiche das gleiche Formular bekommt. Zumindest was gleich ausschaut und sich zurechtfindet.
Wie es geklärt, wenn es jetzt doch mal eine Änderung geben sollte, zum Beispiel die Augenfarbe wird jetzt abgefragt, dass das Feld für die Abfrage der äh der Augenfarbe in allen Formularen genau an der gleichen Stelle erscheint, die gleichen Plausis hat
und äh auch gleich ausschaut.
Fanny:
[27:34] Glauben nicht, dass das jemals kommen wird, dass man überall äh in einem Formular ein weiteres Held braucht.
Es gibt also das Design erstmal, vielleicht ist sozusagen.
Ausgelagert oder es hängt nicht am einzelnen Formular, sondern hängt sozusagen auf dem Server drauf. Das heißt, wenn's jetzt vom vom
Zum Beispiel das Logo. Das ist eher sowas, was sich mal anfasst. Wenn man jetzt sagt, hier Bayern, wir ändern unsere Farben statt äh hellblau und weiß, machen wir morgen pink,
und und hellblaues finden wir irgendwie besser, dann könnte man das an einer zentralen Stelle ändern und könnte dann die Logos überall äh ändern und das würde sich auf alle Formulare auswirken.
Das ist also sowas, was praktisch zentral gepflegt werden kann.
Ähm vieles anderes oder generell, wir versuchen denen immer die Tipps zu geben, möglichst viel zu zentralisieren, weil das war zum Beispiel in einem ein Beispiel, was doch in der Praxis dann kam, ist ja die Anrede.
Man nimmt früher war es immer her, Frau, jetzt kam divers noch hinzu ähm und dann hatten die auch die Frage, oh Gott, muss ich jetzt in jedem Funkulan nochmal anfangen anzupassen,
wenn's möglich ist, sollte man solche Sachen natürlich auslagern, bei uns sind das dann Daten können wir einfach Tabellen, wo ich eintrage, hier, das wird eine Auswahlfeld,
der Antragstellende kann nur ausländischen Mann, Frau und und Vers und hinterlegt das als eine Art Datenquelle, dann muss ich die einfach nur einmal ändern und dann erinnert mich das in allen Formularen.
Es hat zum Glück gut geklappt, das haben die dann auch alle gleich so angewendet.
Torsten:
[29:01] Und jedes Landratsamt betreibt es eigenständig oder gibt's den zentralen Bit.
Fanny:
[29:06] Nein, die betreiben das jeder äh selber, das wir haben auch am Anfang gefragt, ob das irgendwie zentral gemacht werden soll.
Aber die Landratsämter wollen es auch bei sich haben, gerade auch aus Datenschutzgründen wollen die den Server Bike nicht stehen haben und wollen, dass die Daten bei denen für ihren Server laufen, damit die da die fette Kontrolle drüber haben.
Peter:
[29:28] Ähm an der Stelle würde ich gerne nochmal was fragen und zwar ähm.
Jetzt wenn man über die Landratsamt Ämter sprechen, die san ja, sag ich mal, Landratsamt verfügt über ein paar hundert Mitarbeiter.
Ist äh technisch einigermaßen gut ausgestattet, hat auch eigene IT normalerweise. Äh jetzt haben wir aber noch die große äh Menge an äh Kreisangehörigengemeinden.
Und,
da haben wir mehr so die Situation, dass da zehn, zwölf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rathaus sitzen, äh äh dass die äh typischerweise keine eigenen IT-Kräfte haben oder irgendjemand, der das zu,
zwanzig, dreißig Prozent mit Selb miterledigt. Ähm und äh jetzt,
Gibt's auch eine Lösung, dass man, dass man sagt, okay, das Landratsamt könnte Landratsamt könnte für die Kreisangehörigengemeinden dann auch äh die Formulare zur Verfügung stellen,
könnte die posten, ich hab gehört das die Lösung wäre auch Mandantenfähig.
Also man könnte da auch äh äh für die für die Kreisangehörigen Gemeinden vielleicht
äh die die vor identischen Formulare zur Verfügung stellen, dann aber mit jeweils eigenem Logo oder sowas äh damit man das also unterschiedlich auch handhaben kann.
Ist das so richtig oder.
Fanny:
[30:43] Ja, also das ist man muss vielleicht ähm allgemein sagen, Bayern ist natürlich wirklich in einer sehr, also in eigentlich einer super Lage
die Landratsämter zum einen schon mal finanziell unterstützt wurden durchs digitale Rathaus als Förderprogramm sozusagen. Also schon das auf die die gesamten Voraussetzungen für das Projekt, das was so super geklappt hat, dass auch ähm,
so viele Landratsämter sich das leisten konnten und das eben auch das Personal dafür zur Verfügung steht, ist wirklich glaube ich ein bisschen einmalig hier in Bayern. Ähm das hat super funktioniert,
und ähm es gibt viele, also wir haben jetzt viele Landratsämter dabei, die sich das alle.
Ähm auch personell leisten können, ne, also die wirklich sagen, wir haben jetzt hier einzelne, die können wir abstellen und nur fürs Thema Formulare hinsetzen,
Aber du hast natürlich Recht, das kann nicht jeder machen. Deswegen irgendwo so eine gewisse Unterstützung und Hilfe ähm braucht es schon. Und ja, genau, wir haben jetzt die ersten Landkreise, die eben sagen, wir haben jetzt hier kleinere Gemeinden,
Wir haben wieder andere Verantwortungsgebiete, das heißt die brauchen nicht unbedingt die Formulare, die wir machen, aber die haben auch so kleinere Sachen und äh die kriegen dann sozusagen Mandanten, also einfach eine eigene kleine Enspanz oder Einheit, auf deren Formularserver.
Und können dort ihre eigenen Projekte machen. Da gibt es jetzt die ersten, die damit anfangen. Ähm.
[31:59] Finde ich super, dass sie das machen. Man merkt auf jeden Fall, dass die viel mehr überfordert sind mit dem Thema, weil genau wie du gesagt hast, ob oft ist es dann ein,
zuständige aus der Gemeinde der neben IT vielleicht eben noch in Digitalisierung und und drei andere Themen betreut. So kann man die zumindest unterstützen mit der Technik.
[32:17] Und äh kann die auch unterstützen und zum Beispiel bei der Formularstellung ähm mithelfen oder die da nochmal Tipps weitergeben, den Formulararbeiter liefern un so weiter,
Genau, also auch eine Möglichkeit sagen, die anderen noch mit zu unterstützen,
Trotzdem würde ich sagen, sind die Gemeinden auf jeden Fall noch viel zögerlicher und viel mehr hinterher, weil die einfach mit der Aufgabe noch überwältigt sind.
Torsten:
[32:38] Ja und die Gemeinden haben wir eine Vielzahl an Formularen. Das ist ja Wahnsinn, was so eine Gemeinde hat. Da hat ja ein Landratsamt relativ wenig dagegen.
Fanny:
[32:46] Ja, stimmt. Ich wollte ähm auch nochmal auf den Live-Paden eingehen, ganz kurz.
Äh weil das war eigentlich auch eine so eine so eine schöne, so eine schöne Hintergrundgeschichte.
Wir haben eben in zweitausendneunzehn damit angefangen mit diesen äh Formularen und relativ schnell kommt man auf das auf den Punktdesign.
Und das wird aber von den Landratsämtern am Anfang, wo du das immer so gesagt, ja, hm, wir machen das einfach irgendwie schwarz-weiß und soll ja relativ neutral aussehen. Dann haben wir schon gesagt, hm
aber am besten schon am Anfang mal festlegen, wie man's macht, weil blöd ist dann, wenn keine Ahnung, jedes Fachamt mit seinen Formularen anfängt, äh sich eignet Designideen ähm zu überlegen, dann sieht's erstens mal nicht mehr beim Landkreis Landkreis einheitlich aus,
oder auch äh über Bayern hinweg, sieht halt jedes Formular irgendwie anders aus. Und äh da haben wir dann auch mit den Landkreisen, mit dem Landkreis Tag ganz viel darüber gesprochen.
Und das war eben auch so ein Learning sozusagen aus dem Projekt. Das fand ich halt super, dass man da auch gesagt hat, hier da haben wir am Anfang zu wenig Fokus drauf gegeben, da müssen wir jetzt nochmal nachlegen und deswegen hat man Anfang des Jahres eben,
Nutzerbefragungen gemacht, konkret mit den Formularen, die da entstanden sind.
Und hat daraus dann diesen Leitfaden entwickelt ähm mit den Dingen, die einfach aufgefallen sind, die schlecht umgesetzt waren, also die, die bei den ersten Entwürfen ähm.
[34:01] Optimiert werden mussten und man hat dann eben auch gleichzeitig gesagt, wir ziehen jetzt das Design mal gerade und machen das überall gleich und es gibt dann die und die Vorgaben dazu.
Und in dem Leitfaden, der daraus entstanden ist, der ist ähm der ist ja wenig technisches dabei, der geht's wirklich auch so ein bisschen um so.
Sachen um wie strukturiere ich das, mit welchem Thema fange ich an? Wie formuliere ich die Themen, Barrierefreiheit ist mit angesprochen, ähm Nutzerzentrierung und so weiter. Es sind ja auch so ganz allgemeine Tipps dabei.
Und ich glaube, die sind super, weil das ist auch ähm perfekt zusammengefasst am Ende nochmal auf wenige Seiten. Also es ist auch kein.
Ein äh fünfzigseitiges Dokument, was ich mich was mir erstmal durcharbeiten muss und es ist am Ende ist nicht irgendwie so eine Liste von zwanzig Punkten.
[34:44] Bin ich jetzt in meinem, in meinem Amtsansatz äh anfangen möchte, Online-Formulare einzusetzen und Services umzusetzen, dann lese ich mir das mal kurz durch, denke so, ah ja, stimmt okay, daran muss ich noch dran denken, oder das habe ich noch nicht umgesetzt und kann da einfach nochmal reingehen. Also ist eigentlich eine,
Eine super Entwicklung gewesen von dem Projekt und das haben wir am Anfang des Projekts nicht gewusst.
Äh dass wir das, dass wir das brauchen und hat sich dann aber ergeben und wird jetzt hoffentlich eine gute Stiftung sein für die ganzen Landkreise, die auch noch kommen und für die ganzen Formularprojekte.
Peter:
[35:13] Also ich glaube, der der Leitfaden ist wirklich äh Empfehlung, die auch weit über dieses Projekt hinausgeht. Also den kann man, also die, die Tipps, die da drin sind, die sind natürlich nicht abhängig äh von von dieser spezifischen Situation, sondern äh ich denke,
den kann man ganz allgemein auch empfehlen und auch allgemein verwenden und äh das ist äh sicher auch noch eine schöne Sache, da äh weiter drauf zurückzukriegen.
Torsten:
[35:37] Genau, ich habe mir den auch angeschaut, vielleicht wäre das tatsächlich was für so eine Art Bayern-Standard ähm um hier eine eine einheitliche
Linie reinzubekommen, wie die Formulare ausschauen. Eben Wiedererkennungseffekt
dass ein Bürger oder ein Unternehmen, was hier Formulare ausfüllt, ähm unabhängig vom Ort einfach wiedererkennt, äh wie die Formulare funktionieren,
Und das ist ja im Prinzip genau das, was auch die Kommunen oder was was von den Kommunen erwartet wird.
Fanny:
[36:08] Absolut. Also ich glaube auch, dass das bei den Bürgerinnen und Bürgern überhaupt nicht auf Verständnis stößt, wenn jedes Formular anders aussieht oder wenn auch im einen Landkreis äh eine eine Dienstleistung online ist und im nächsten nicht. Also das sind,
Dinge, wir verstehen das jetzt, weil wir sozusagen äh im Hintergrund einfach ganz viel dazu mitbekommen und wissen, wie Verwaltungsdigital, Digitalisierung, wie komplex das Thema ist, aber als Bürger verstehe ich das ja nicht. Ich verstehe es erstens nicht, wenn ich schon innerhalb von Burn, also einem Bundes.
Sitze und denke hä mein Nachbargrundstück ist in einem anderen Landkreis, also mein, mein Gartengrundstück ist in einem von Landkreis, warum gibt sich dieses plötzlich nicht mehr als Online-Dienst.
Ich glaube, man versteht es aber auch beim Umzug innerhalb von Deutschland nicht und deswegen hoffe ich, dass da auf jeden Fall mehr Standardisierung kommt,
und der Bürger so auch als Zentral erstens zentraler Angriffspunkt oder an ja also Einstiegspunkte hat, ähm, sei es für Portale oder wie auch immer, um da schnell zu seiner Dienstleistung zu kommen und das dann auch die Designs.
Sich ähneln.
Ähm ich bin ganz gespannt, wir haben den Leitfaden erstellt. Ich finde auch diese Vorlage super. Am Ende müssen die Landratsunter selber das einsetzen, also wir können die jetzt nicht zwingen, das zu nutzen oder auch diesen Designvorschlag ähm nachzugehen.
Ich bin gespannt, weil es gibt dann doch immer mal wieder den ein oder anderen Landrat, der auf seine besondere Schriftart äh pocht oder der sagt, nee, blau ist eben nicht meine Farbe, ich mache das jetzt anders.
Das wird dann wahrscheinlich die Zeit zeigen.
Ob das so klappt, aber ich bin eigentlich optimistisch, weil viele das auch selber im Projekt gesagt haben, nee, wir brauchen das und wir brauchen da auch die Vorgaben.
Torsten:
[37:37] Noch eine technische Frage, bis zu welcher Komplexität können da äh Onlineformulare äh hergestellt werden
gibt es bidirektionale Kommunikation mit mit Fachverfahren ist das möglich, dass also dass sich
dass ich ein Formular Seite ausfülle, das an Fachverfahren schicke und dann quasi eine Reaktion bekomme äh oder auch verschiedenste Kommunikationswege nutzen muss. Ich denke jetzt an an IKFZ
wo man äh verschiedenste Schnittstellen ansprechen muss äh um was weiterzumelden oder Plausis zu bekommen.
Fanny:
[38:12] Die die Ausbaustufen sind eigentlich, also denen sind keine Grenzen gesetzt, rein vom vom System. Ähm bei uns ist jeder Prozess immer,
Also ist immer formular gestützt. Man muss natürlich immer sagen, davon ausgehen, man hat immer irgendwie erst Auslöser
dass ein Formular ausgeführt wurde und das als ähm Prozess sozusagen reinkommt ins System. Es gibt sehr komplexe Prozesse,
Das haben wir, also wir, weil wir arbeiten ja auch viel mit Firmen zusammen und da sind auch so interne Prozesse sehr viel komplexer, weil man eben dann noch verschiedene Abteilungen und Genehmigungsprozesse und so weiter einbaut
Die Landratsämter bei dem, was ich jetzt kenne, sind oft noch kleinere Prozesse, ähm wobei.
[38:54] Genau, also jetzt sind sozusagen am Anfang und machen oft so schon so kleinere kleinere verschiedene Statusabfragen und ähm immer mal ein Fachverfahren mit drin. Ähm.
Aber die sind da noch zu rückhaltender, einfach um das auch ähm in den Projekten schneller voranzukommen und erstmal überhaupt was zu haben. Also die meisten fangen auch mit einem Onlineformular an und sagen dann, wir bauen das dann auf aus.
Im Workflow. Ähm bei den Fachverfahren ähm ist es ja so, dass die oft eine eigenes Frontend mitbringen
Also theoretisch sind wir sozusagen als Software, wir haben eine eine Webschnittstelle, man kann alles anbinden und es gibt eben auch schon viele Systeme, die angebunden wurden, sei es jetzt,
Basisdienste oder auch eine E-Akte zur Ablage und so weiter und theoretisch gehen auch Fachverfahren. Das muss nur das Gegensystem auch einmal mitbringen,
Und ähm bei ihm beim E-Payment ist aber zum Beispiel so, ne? Da springen wir ja kurz raus, gehen zum E-Payment, kommen nochmal zurück ins ins äh Formular, ins Formular und sagen nochmal vielen Dank für deinen Auftrag, die dreißig Euro für deinen Parkausweis wurden überwiesen und den kriegst du jetzt verpost zugeschick,
Das gibt es auch. Also es ist eigentlich sehr unterschiedlich und rein vom,
System, wenig Grenzen gesetzt. Man muss es aber, also man muss es ja als Mitarbeiter noch.
Überblicken können und deswegen ist dem vielleicht dann da einfach eine Krise bewill.
Peter:
[40:10] Wobei ja das schon interessant finde. Also du hast ja vorher gesagt ähm der Leidensdruck liegt oft auch bei den kleinen Sachen.
Und äh mir geht's auch um das, das immer wieder deutlich zu machen, dass bei den kleineren Gemeinden,
es nicht nur um die die klassischen hoheitlichen Verwaltungsaufgaben geht, also um äh KFZ Zulassung oder Einwohnerwesen oder Standesamt zu erkunden, wo dann die großen Fachverfahren dahinter hängen,
sondern da habe ich halt auch mal so ein Kita-Anmeldung oder äh äh die die Jahreskarte fürs Schwimmbad zu beantragen oder den Bibliotheksausweis oder solche Dinge. Also äh
oft viele kleine Dinge, die auch gar nichts mit hoheitlichen äh Dingen zu tun haben, sondern äh die eben insgesamt so in dieser Gestaltung des Lebensraums
äh Gemeinde äh auch stattfinden und äh da gibt's halt oft auch Dinge, die gar nicht mit so einem großen Fachverfahren dahinter ablaufen, sondern die einfach in irgendeiner Form äh Interaktion mit den Bürgerinnen und Bürgern auf ein so eine Formularbasis ermöglichen. Also ich glaube, dass
dass der der Leidensdruck weit über die klassischen Hoheitlichen Verfahren und die klassischen OCG-Leistungen auch hinausgeht.
Torsten:
[41:16] Genau, also da gibt's noch viel trivialere Dinge wie Schubkarre ausleihen oder mal den Betonmischer ausleihen und äh einfach solche Dinge.
Fanny:
[41:25] Und das ist, sind eben genau die Sachen, die es in der Mache dann ausmachen, ne, die eben durch die ihre diese Anzahl einfach ähm super oft gebraucht werden und auch vom Bürger viel mehr genutzt werden, als irgendwelche speziellen Fachverfahren, die eben, wenn überhaupt jeder Mensch aller zehn Jahre mal braucht.
Aber gerade so die die kleinen Dinge, wo die eben dann weiß ich nicht tausend, viertausend Anträge im Jahr haben und damit eben auch einem ganzen Mitarbeiter das ganze Jahr beschäftigen,
ist ja Leidensdruck natürlich hoch und wenn die schon nicht mehr abtippen müssen und sich zumindest weiß ich nicht automatisch irgendwelche Genehmigungen und so weiter, also so Word-Dokumente daraus generieren.
Wie ausdrucken und verschicken können, dann ist den einfach schon damit wahnsinnig geholfen.
Torsten:
[42:01] Ja, aber letztendlich habt ihr mit dem System, in dem Backend System schon so eine Art Fachverfahren geschaffen. Also wenn ihr da Wirkfloß drin habt, äh so ist ja schon so eine Art.
Fanny:
[42:10] Genau, man kann, man kann kleine, kleine Fachverfahren im Prinzip selber erstellen oder nachbauen da drin, wenn man das so möchte, genau, weil also,
Ich finde, es bringt eben nichts im System zu haben, wo ich ein schickes Online-Formular erstelle, das ist ja auch das, was viele an am OC mit G kritisieren,
toll, wenn man ein schönes Frontend hat, aber was passiert dann hinten dran, wenn ich dann doch wieder anfange, alles irgendwie aus Actionlisten mir rauszukopieren, äh dann dann brauche ich finde ich beim Freund eigentlich gar nicht erst anfangen.
Peter:
[42:37] Ist auch glaube ich interessant für die Dinge, was du auch angesprochen hast, äh dass man natürlich nicht bloß auch an die Schnittstelle zu den Bürgerinnen und Bürgern denken kann, sondern dass man die Formulare auch für interne Zwecke innerhalb der Verwaltung verwenden kann.
Fanny:
[42:48] Das absolut, ja, das versuchen wir auch immer wieder zu betonen.
Das kommt so langsam in den Köpfen auch an. Ich meine der der Druck, also der der Druck von außen und der gesetzliche Druckdruck vom OP kommt natürlich von der Schnittstelle zum Bürger.
Aber man muss natürlich auch an die internen Prozesse denken und ähm es gibt auch ein Landratsamt, die schon seit zehn Jahren, also Bayreuth, die arbeitet schon seit vielen, vielen Jahren.
Mit uns zusammen und äh die haben interne Prozesse ganz, ganz viel automatisiert und sei es schon so simple Sachen, dass wenn ich einen neuen Mitarbeiter anstelle,
gibt es ja, das kennt sicherlich jeder von seinem eigenen Arbeitsplatz, mindestens zehn Dokumente, wo der dann eintragen muss, ähm, hier, ich bin jetzt neuer Mitarbeiter, ich hab 'n Schlüssel bekommen, ich hab 'n PC bekommen,
Man muss Haufen solche solche äh Dokumente unterschreiben,
Und schon das, dafür haben die ein Onlineformular gebastelt, da wird einmal eingetragen, hier neuer Mitarbeiter und dann wird automatisch dem eine irgendeine Nummer zugeordnet von der IT, der kriegt Zugänge per Mail geschickt und es werden, ich glaube, zehn verschiedene Work-Dokumente im Hintergrund generiert.
Äh wo einfach der Name eingetragen wird und wo der dann nur noch unterschreiben muss und zack, dass es abgehakt. Schon das, super simpel, das Formular hat, weiß ich nicht, am Ende vielleicht äh wenn überhaupt zehn Felder,
und erspart den aber bestimmt drei Stunden Arbeit, sonst bei jedem Mitarbeiter, also auch die kleinen Sachen und gerade die internen Sachen sind äh auf jeden Fall unterschätzt.
Und dafür nutzen wir es zum Beispiel in der Firma auch äh selber und gerade die Privatwirtschaft sind das viel an bei den ähm Landratsämtern, bei den Kommunen.
Da kommt so langsam das Bewusstsein dafür.
Torsten:
[44:16] Also es ist tatsächlich ein äh rundum äh.
Gefüllter Werkzeugkasten mit mit vielen verschiedenen Werkzeugen. Ähm noch die Frage, wie integriere ich das Ganze in meine Systeme? Also in meine Frontend-Systeme, wie kriege ich das in meine Webseite rein? Oder brauche ich ein eigenes Portal oder Ähnliches.
Fanny:
[44:36] Genau. Nee, wenn man den Werkzeugkasten im Prinzip da einmal bei mir stehen hat und sein Formular jetzt gebastelt hat, gibt's verschiedene Möglichkeiten. Das Simpleste ist natürlich ein Link
weil wie gesagt, am Ende sehe ich, dass der einfach auf einem Server, das Online-Formular und das kann ich dann über einen Link einfach zugreifen, das ist auch das, was die Landratsämter zum Beispiel im Bayernportal nutzen.
Weil einfach rausverlinkt wird zu deren äh Leistung. Man kann das aber auch anders einbinden, also zum Beispiel über iFrame und so weiter kann man das komplett in der Webseite integrieren, sodass der Bürger nie mitbekommt, dass er sich jetzt hier gerade in dem Formularservice oder sowas ähm.
Aufhält, sondern einfach die Webseite ringsrum immer noch hat, mit dem Logo und auch mit dem Menü oben, mit dem Bürgermenü.
Und ähm dann unten einfach nur die drei Eingabefelder von so einem kleinen Formular hat. Da gibt's verschiedene Möglichkeiten. Man kann auch einen QR-Code zum Beispiel irgendwo verlinken, das wurde mal nachge.
Weiß ich nicht, QR-Cross finde ich bisschen nicht überschätzte Sache, aber äh war einfach mal angefragt und dann könnte ich auch auf dem Plakat jetzt einen QR-Code abdrucken und sagen, dann kommen die zu meinem Formular,
Also da gibt's ganz verschiedene Möglichkeiten, alles was die Technik und die ja die Online-Technik so.
Torsten:
[45:40] Na ja, QR-Codes haben schon ihre ihre Berechtigung. Äh gerade wenn man online offline äh verbinden möchte, aber Peter, du hast gerade angesetzt.
Peter:
[45:49] Ja, na, ich wollte nur sagen, die Links san ja auch Bestandteil der Förderbedingungen, also äh die Online-Services müssen in Bayern Portal gelistet sein, um auch äh über das Förderprogramm gefördert zu werden. Also von dem her ist das ein ganz a wichtiger Aspekt.
Fanny:
[46:03] Ja, Bayern geht hier wirklich voran, muss man einfach sagen, wenn man du bist denn in deutschlandweiten Überblick hat.
Wo welche Projekte aufgesetzt werden, sei es zum einen, dass sie das Förderprogramm aufgesetzt haben und das Geld auch zur Verfügung stellen, aber auch wirklich am Bayernportal arbeiten,
die Basisdienste immer integriert haben wollen und da ein Augenmerk drauf legen und die haben das schon wirklich gut im im Blick, dass es am Ende so ein Gesamtbild ergibt, wie du gerade gesagt hast, ähm.
Wo im Portal dann irgendwie alles mit drinnen ist und soll ja auch weiterentwickelt werden zu einer App, die dann bayernweit funktioniert. Also das haben die schon sehr gut im im Blick, dass es so ein rundes System am Schluss wird.
Peter:
[46:40] Was ja auch interessant ist. Ich meine, es es ist ja letztendlich auch dann wahnsinnig gut vermarktet worden. Also es war, ist dann äh äh Termin mit äh Digitalministerin gewesen. Äh es ist auch ähm äh
so abgelaufen, dass da überall Presseveröffentlichungen waren und ähnliches. Äh man hat auch hier äh die Zahl der Formulare dann äh äh.
Gut durchgezählt und ist dann auf die hundertfünfzig auch gekommen. Äh was halt äh letztendlich das ist, dass äh die einundzwanzig Formulare heute in sieben Landkreisen ausgerollt worden sind. Jeweils individuell, sodass man auf die knappen hundertfünfzig gekommen ist und so. Also
man hat es schon auch gut vermarktet und ich glaub das ist auch wichtig und das hat auch die Beteiligten an alle gefreut, weil die dann auch so,
Mitglieder in einer Community sind und da gibt's ja Aufbruchstimmung und solche Sachen und äh das ist auch ganz wichtig und wenn dann das über über Presseveröffentlichungen und alles Mögliche gepulscht wird, ähm.
Dann ist am, am Schluss fällt auch so ein, sage ich mal, so eine positive Stimmung, wir haben was geschafft und äh das motiviert dann glaube ich auch wieder das noch weiterzumachen und weiter auszubauen.
Fanny:
[47:48] Absolut, also diese Grundstimmung ist super wichtig.
Man sich so austauscht und ähm auch mitbekommt, hey da läuft irgendwie was. Wie gesagt, bei unserem Projekt waren's ja auch die sieben, die jetzt irgendwie durch so ein Projekt sich gemeldet haben, ganz vorsichtig. Ja, Pilotprojekt, man weiß nicht so ganz genau, was das wird, aber wir machen einfach mal mit.
Und äh die anderen sind natürlich jetzt super interessiert, weil die gesehen haben, hier gibt's richtig was, da gibt's was zum Anfassen, hier kann ich ähm angucken, wie das funktioniert,
und der, also da klappen schon Dinge,
Und das motiviert ungemein und der Einstieg für die anderen war viel, viel leichter, weil diese eben schon sehen konnten, wie funktioniert das? Ähm es gab schon die ersten Learning-Sessions mit dem Leitfaden und so weiter und das greift viel um sich und macht dann doch in den letzten zwei Jahren.
Viel Wirbel aufgewirbelt. Könnte man sagen, ja.
Torsten:
[48:34] Ja und letztendlich ist es ja genau das richtige Zeichen, dass OZG
schaffen wir nur gemeinsam, wenn jeder so seine Inselchen, seine fünfhundertfünfundsiebzig Leistungen gut sind, tatsächlich
nicht fünfhundertfünfundsiebzig Leistungen, aber wenn jeder äh von vorne alleine anfängt, werden wir es niemals schaffen, wenn wir irgendwie schauen, dass wir Synergien nutzen, zusammenarbeiten, Communitys bilden
Dann werden wir das OZG hier entsprechend bürgerfreundlich auch umsetzen.
Fanny:
[49:02] Absolut, also man muss auf jeden Fall diese Zusammenarbeit ist super wichtig,
war ja auch die, die Grundstrategie in unserem Pilotprojekt, man hat gesagt, hier wir sind so viel Landkreise und irgendwie hat jeder seine eigenen Verantwortlichkeiten, aber wir müssen irgendwie zusammenarbeiten.
Bei uns über die technischen Ebene auch miteinander verbunden, aber ich finde auch den Austausch untereinander wichtig, habe ich vorhin schon gesagt,
dass sie's jetzt in den Arbeitsgruppen austauschen dazu, das Landratsämter jetzt miteinander kommunizieren. Hey, wie hast du das gemacht? Hast du einen Vorschlag und guck mal hier auf die tolle Idee bin ich jetzt gekommen,
Das ist super. Wir haben auch ein Landratsamt, die haben dann mit einer Fachhochschule vor Ort ähm angefangen, Nutzertests zu machen, also haben auch versucht, diesen Austauschen zwischen Wissenschaft und ähm Landratsamt.
Bringen und auch Nutzer einzuladen für Tests und so weiter. Also auch diese ganzen Softskills, die sozusagen ringsrum mit dem Projekt kommen und dieser ganze Austausch ist super wichtig.
Torsten:
[49:52] Ich denke, wir haben jetzt äh fast eine Stunde drüber gesprochen. Ähm fällt euch noch was ein, was wir vergessen haben.
Peter:
[50:04] Ja, also ich hätte nur die Frage vielleicht, wie, wie könnte man praktisch anfangen, wenn man also sagt, okay, ähm kann man das mal irgendwo ausprobieren oder kann man sich das einmal intensiver anschauen, welche weiterführenden Informationen gibt's noch.
Fanny:
[50:17] Genau, also so rein zu uns, ja, Turmcycle kann man online testen, auch immer kostenfrei, um sich eben Bild zu machen, weil genau,
wie ihr das jetzt auch habt, man hört so ein bisschen eine Idee, kann sich's aber nicht ganz vorstellen, deswegen gibt's das kostenlos zum Testen. Ähm
was Coona auch noch mitgebracht hat, ist ja, dass ganz viele Meetings jetzt online stattfinden und das hat immer den Vorteil, dass man sowas natürlich mit Trecken und äh aufzeichnen kann,
Deswegen findet man bei uns auch inzwischen relativ viel Videomaterial, sei es zum Projekt und äh zum Produkt auch selber,
Deswegen, also wer sich jetzt dafür interessiert, kann gerne mal bei Formcicle Punkt EU.
Vorbeischauen. Da gibt es zum einen ähm zum Projekt eine Seite, wo das vorgestellt wird, dann kann man aber auch mehr zum Produkt selber finden.
Und ansonsten gerne auch mit mir über Twitter vernetzen. Äh ich bin da immer bereit und beantworte alle Fragen sehr gerne.
Weil ich verstehe die Begeisterung. Es ist ja wirklich mal richtig was zum zum Anfassen und nicht bloß eine eine PowerPoint-Folie, wo steht OZG und wir schaffen das und gemeinsam und jetzt geht's los.
Torsten:
[51:19] Okay, super. Also wir werden natürlich in den Shownotes äh alles verlinken. Äh wir haben hier schon, wir haben ein gemeinsames Pad, an dem wir uns vorbereitet haben
haben wir schon einiges an Links gesammelt, also wenn ihr noch was habt, bitte damit eintragen. Ähm, das kommt alles in die Shownote, sodass jeder alles nachvollziehen kann. Ich kann nur empfehlen äh den Peter und der Funny auf ähm
Twitter zu folgen, sie sind äh sehr äh kommunikativ und man kann sich gut über alles ansprechen.
Wenn wir jetzt nichts weiter haben, bedanke ich mich ganz herzlich bei euch. Es hat mich sehr.
Fanny:
[51:52] Danke dir.
Torsten:
[51:53] Sehr, sehr gefreut, dass wir hier über das Thema sprechen konnten. Und dann würde ich sagen, ich wünsche allen noch einen schönen Tag und.
Werde jetzt mit äh etwas Musik den Podcast beenden. Ich bedanke mich und bis bald.
Fanny:
[52:10] Ciao, wir sehen uns auf bitter. Tschüss.
Peter:
[52:12] Ja, tschau.
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